Kostenrechnung

Kostenrechnung einfach erklärt: Definition und Grundlagen

Die Kostenrechnung ist ein Teil des internen Rechnungswesens. Sie zeigt dir, wie viele Kosten in deinem Betrieb anfallen und wofür. Damit erkennst du, ob deine Produkte, Dienstleistungen oder Standorte wirklich Geld verdienen.

In der Praxis beantwortet die Kostenrechnung vor allem drei Fragen:

• Welche Kosten gibt es im Unternehmen?
• Wo fallen diese Kosten an?
• Welches Produkt oder welche Leistung verursacht welche Kosten?

So hilft dir die Kostenrechnung, Preise zu kalkulieren, wirtschaftlich zu arbeiten und rechtzeitig gegenzusteuern, wenn Kosten aus dem Ruder laufen. Gerade für kleine Betriebe in Österreich ist das wichtig, weil Spielräume oft begrenzt sind.  

Abgrenzung: Kostenrechnung, KLR und Kosten- und Leistungsrechnung

Oft liest du Begriffe wie Kostenrechnung, Kostenartenrechnung, Kosten- und Leistungsrechnung oder KLR. Im Kern geht es immer darum, betriebliche Kosten systematisch zu erfassen und auszuwerten.

• Kostenrechnung ist der Oberbegriff für alle Verfahren, mit denen du Kosten planst, erfasst und auswertest.
• Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) umfasst neben den Kosten auch die innerbetriebliche Leistungserstellung, zum Beispiel Eigenleistungen oder innerbetriebliche Verrechnungen.
• In vielen Lehrbüchern wird KLR als umfassendes System beschrieben, im Alltag sprechen viele einfach von „Kostenrechnung“.

Für deinen Alltag als Unternehmer:in reicht es, wenn du verstehst, dass die Kostenrechnung dir ein klares Bild über deine betrieblichen Kosten gibt. Ob das System im Detail KLR heißt oder nicht, spielt für die Praxis eine untergeordnete Rolle.

Warum Kostenrechnung für Unternehmen in Österreich wichtig ist

Die Finanzbuchhaltung erstellst du vor allem für Finanzamt, Banken und Jahresabschluss. Sie folgt gesetzlichen Regeln und ist auf vergangene Perioden gerichtet.

Die Kostenrechnung arbeitest du dagegen für dich selbst:

• Du siehst, welche Produkte oder Leistungen wirklich profitabel sind.
• Du erkennst, ob ein Standort, eine Filiale oder ein Bereich Verluste macht.
• Du kannst Preise gezielt anpassen, statt „nach Gefühl“ zu kalkulieren.
• Du planst besser, welche Fixkosten du dir leisten kannst.

💡 Merke: Die Kostenrechnung ist kein gesetzliches Muss, aber ein zentrales Steuerungsinstrument. Ohne sie triffst du Entscheidungen auf Basis von Bauchgefühl statt Zahlen.

Aufgaben der Kostenrechnung im Unternehmen

Die Aufgaben der Kostenrechnung lassen sich in wenige Kernfunktionen bündeln. Sie sind unabhängig davon, ob du ein Café, einen Friseursalon, einen Handwerksbetrieb oder einen Online-Shop führst.

Kosten erfassen, planen und kontrollieren

Zuerst musst du wissen, welche Kosten überhaupt anfallen. Dazu ordnest du deine Ausgaben klaren Kostenarten zu, zum Beispiel:

• Wareneinsatz
• Löhne und Gehälter
• Miete und Betriebskosten
• Energie
• Versicherungen
• Marketing

Die Kostenrechnung hilft dir, diese Kosten:

1. zu erfassen (Ist-Kosten),
2. zu planen (Plan- oder Budget-Kosten),
3. zu kontrollieren (Soll-Ist-Vergleich).

Damit erkennst du Abweichungen. Steigen zum Beispiel die Personalkosten deutlich schneller als der Umsatz, hast du ein klares Warnsignal.

Preisgestaltung und Kalkulation von Angeboten

Ein weiterer zentraler Zweck ist die Kalkulation. Du möchtest wissen:

• Wie hoch sind die Selbstkosten eines Produkts oder einer Dienstleistung?
• Mit welchem Aufschlag musst du arbeiten, um deine Zielmarge zu erreichen?
• Ab welchem Preis lohnt sich ein Auftrag oder ein Tisch überhaupt?

Die Kostenrechnung liefert dafür die Grundlage. Du erfährst, wie sich deine Kosten auf einzelne Produkte, Kunden oder Aufträge verteilen. So kannst du Preise nicht nur „marktorientiert“, sondern auch kostenorientiert festlegen.

Unterstützung von Entscheidungen im Controlling

Mit einer funktionierenden Kostenrechnung kannst du fundierte Entscheidungen treffen:

• Lohnt sich eine Verlängerung der Öffnungszeiten?
• Sollst du ein unrentables Produkt aus dem Sortiment nehmen?
• Darfst du Rabatte geben, ohne ins Minus zu rutschen?
• Rechnet sich ein zusätzlicher Mitarbeiter?

👉 Tipp: Nutze die Kostenrechnung nicht nur für den Jahresrückblick. Entscheidend ist, dass du Zahlen laufend auswertest und für deine Planung nutzt.

Zentrale Begriffe der Kostenrechnung

Damit du Erklärungen und Beispiele einordnen kannst, brauchst du ein paar Grundbegriffe. Wichtig ist vor allem der Unterschied zwischen Aufwendungen, Kosten und Ausgaben.

Kosten, Aufwendungen und Ausgaben

• Ausgaben: Abfluss von Zahlungsmitteln. Beispiel: Du zahlst eine Rechnung über 1.000 Euro.
• Aufwendungen: Wertverzehr in der Finanzbuchhaltung. Beispiel: Abschreibungen, Wareneinsatz, Löhne.
• Kosten: betriebsbedingter, periodengerechter Wertverzehr in der Kostenrechnung.

Nicht jede Ausgabe ist automatisch eine Kostenposition. Private Entnahmen, Spenden oder außergewöhnliche Schäden sind Aufwendungen, aber keine Kosten der betrieblichen Leistungserstellung. In der Kostenrechnung werden sie ausgeblendet oder korrigiert.

💡 Merke: Die Kostenrechnung betrachtet nur den Teil der Aufwendungen, der für die eigentliche betriebliche Tätigkeit relevant ist.

Selbstkosten und Umlagen

Die Selbstkosten zeigen, wie viel ein Produkt oder eine Dienstleistung das Unternehmen insgesamt kostet. Sie beinhalten:

• Einzelkosten (direkt zurechenbar, z. B. Material)
• Gemeinkosten (nur indirekt zurechenbar, z. B. Miete, Verwaltung)

Gemeinkosten werden über Umlagen verteilt. Typische Umlageschlüssel sind:

• Prozentsätze auf Material- oder Lohnkosten
• Quadratmeter bei Mieten
• Maschinenstunden bei Maschinenkosten

⚠️ Achtung: Umlagen sind immer eine Näherung. Wichtig ist, dass du einen stabilen, nachvollziehbaren Schlüssel nutzt und diesen nicht ständig wechselst.

Zielkostenrechnung

Die Zielkostenrechnung geht vom Marktpreis aus. Du überlegst zuerst:

• Welchen Preis akzeptiert der Markt für dein Angebot?
• Welche Marge möchtest du erzielen?

Aus dem Zielpreis und der Zielmarge leitest du rückwärts ab, welche Zielkosten maximal anfallen dürfen. Das ist besonders relevant in Branchen mit starkem Wettbewerb oder in der Produktentwicklung.

Aufbau der Kostenrechnung: Kostenarten, Kostenstellen, Kostenträger

Die klassische Kostenrechnung gliedert sich in drei Stufen:

1. Kostenartenrechnung
2. Kostenstellenrechnung
3. Kostenträgerrechnung

Dieses Schema begegnet dir in vielen Lehrbüchern zur Kostenrechnung und bildet den Standardaufbau.

Kostenartenrechnung: Welche Kosten gibt es?

In der Kostenartenrechnung ordnest du alle Kosten nach ihrer Art. Typische Kostenarten:

• Material- und Wareneinsatz
• Löhne und Gehälter
• Sozialabgaben
• Miete und Pacht
• Energie (Strom, Gas, Heizung)
• Abschreibungen
• Zinsen
• Versicherungen
• Fuhrpark
• Marketing und Vertrieb

Wichtig ist eine sinnvolle Detaillierung:

• Zu grob: Du siehst keine Zusammenhänge.
• Zu fein: Du verlierst den Überblick und pflegst zu viele Konten.

💡 Merke: Für kleine Betriebe reicht oft eine überschaubare Liste von 20–30 Kostenarten, die zu deinem Geschäftsmodell passt.

Kostenstellenrechnung: Wo fallen die Kosten an?

Die Kostenstellenrechnung beantwortet die Frage: Wo entstehen die Kosten? Eine Kostenstelle ist ein abgegrenzter Bereich im Unternehmen, etwa:

• Küche, Service, Bar im Restaurant
• Verkauf, Lager, Online-Shop im Handel
• Salon, Kosmetik, Rezeption im Friseurbetrieb
• Produktion, Baustellen, Verwaltung im Bauunternehmen

Ziel der Kostenstellenrechnung:

• Kosten verursachungsgerecht auf Bereiche verteilen
• Verantwortlichkeiten schaffen („Wer steuert welche Kosten?“)
• Gemeinkosten später besser auf Produkte oder Dienstleistungen umlegen

Typische Verteilungsschlüssel:

• Quadratmeter für Miete und Energie
• Mitarbeiterzahl für Verwaltungskosten
• Umsatzanteile für Marketing

👉 Tipp: Starte mit wenigen Hauptkostenstellen und ergänze später feinere Unterstellungen, wenn du mehr Transparenz brauchst.

Kostenträgerrechnung: Wofür fallen die Kosten an?

In der Kostenträgerrechnung wird es für die Praxis besonders interessant. Hier ordnest du die Kosten den Kostenträgern zu, zum Beispiel:

• ein Gericht in der Gastronomie
• ein Haarschnitt oder eine Farbe im Salon
• ein Produkt im Einzelhandel
• ein Projekt oder Auftrag im Handwerk

Ziel ist, Stückkosten oder Stundensätze zu ermitteln. Dazu werden:

• Einzelkosten direkt zugeordnet (z. B. Material),
• Gemeinkosten über Zuschlagssätze auf die Kostenträger verteilt.

So erkennst du, welche Produkte deine „Gewinnbringer“ und welche eher „Mitläufer“ sind.

Verfahren der Kostenrechnung: Vollkosten, Teilkosten und Deckungsbeitrag

Die Kostenrechnung kennt unterschiedliche Rechenverfahren. Für die Praxis besonders wichtig sind:

• Vollkostenrechnung
• Teilkostenrechnung
• Deckungsbeitragsrechnung

Vollkostenrechnung: alle Kosten verteilen

Die Vollkostenrechnung teilt alle Kosten, also fixe und variable, auf die Kostenträger auf. Ergebnis sind Selbstkosten je Einheit.

Anwendung:

• langfristige Preisuntergrenzen
• Beurteilung, ob das Geschäftsmodell insgesamt tragfähig ist
• Grundlage für Standardkalkulationen

Schwäche: Für kurzfristige Entscheidungen (Rabattaktionen, Zusatzaufträge) kann die Vollkostenrechnung in die Irre führen, weil sie fixe Kosten mit einrechnet, die sich kurzfristig gar nicht verändern.

Teilkosten- und Deckungsbeitragsrechnung

Die Teilkostenrechnung betrachtet nur die variablen Kosten. Der Unterschied zwischen Erlös und variablen Kosten ist der Deckungsbeitrag.

Formel:
Deckungsbeitrag = Erlös – variable Kosten

Dieser Deckungsbeitrag dient dazu, fixe Kosten zu decken und Gewinn zu erwirtschaften.

Vorteile:

• gute Entscheidungsbasis für Zusatzaufträge
• klare Sicht auf „Was bringt ein weiterer Verkauf wirklich?“

Beispiel:

• Verkaufspreis: 20 Euro
• Variable Kosten (Material, anteiliger Lohn): 8 Euro
• Deckungsbeitrag: 12 Euro

Solange der Deckungsbeitrag positiv ist und deine Kapazität reicht, kann ein Zusatzauftrag sinnvoll sein, auch wenn der Preis unter den Vollkosten liegt.

Break-even-Point und Mindestumsatz

Der Break-even-Point ist der Punkt, an dem:
Summe der Deckungsbeiträge = fixe Kosten

Ab hier arbeitet dein Unternehmen kostendeckend. Jeder zusätzliche Euro Deckungsbeitrag erhöht den Gewinn.

⚠️ Achtung: Ohne grundlegende Deckungsbeitragsrechnung bleibt die Frage „Lohnt sich das?“ oft unbeantwortet. Gerade saisonale Betriebe sollten ihren Mindestumsatz kennen.

Kostenrechnung in der Praxis: Beispiele und einfache Berechnungen

Theorie ist nur hilfreich, wenn sie sich in der Praxis anwenden lässt. Im Folgenden einfache Beispiele, wie eine einfache Kostenrechnung aussehen kann.

Kostenrechnung Beispiel Gastronomie / Restaurant

Angenommen, du führst ein kleines Restaurant und möchtest die Kosten eines Hauptgerichts kalkulieren.

1. Einzelkosten (pro Gericht)
   
   • Wareneinsatz: 4,00 Euro
   • Verpackung / Verbrauchsmaterial: 0,50 Euro
2. Gemeinkosten (monatsbezogen)
   
   • Miete, Energie, Versicherung: 6.000 Euro
   • Löhne Küche und Service: 12.000 Euro
   • Sonstige Kosten: 2.000 Euro

Gesamte Gemeinkosten: 20.000 Euro.

Du verkaufst im Monat 2.000 Hauptgerichte.

Gemeinkosten je Gericht:
20.000 Euro / 2.000 Stück = 10 Euro

Selbstkosten je Gericht:
4,50 Euro Einzelkosten + 10 Euro Gemeinkosten = 14,50 Euro

Setzt du einen Zieldeckungsbeitrag von 5,50 Euro an, ergibt sich ein Mindestverkaufspreis von 20 Euro.

💡 Merke: Schon eine einfache Aufteilung auf „Gerichte pro Monat“ zeigt, ob deine Preisstruktur zu den Kosten passt.

Kostenrechnung Beispiel Einzelhandel

Ein kleiner Modehandel möchte prüfen, ob sich ein Produktsegment rechnet.

• Einkauf (Wareneinsatz): 40 Euro pro Stück
• Verkaufspreis: 89 Euro
• Variable Verkaufskosten (Tüten, Zahlungsgebühren): 4 Euro
• Monatliche Fixkosten (Miete, Grundlohn, Grundkosten): 8.000 Euro

Deckungsbeitrag pro Stück:
89 – 40 – 4 = 45 Euro

Mindestabsatz zur Deckung der Fixkosten:
8.000 / 45 ≈ 178 Stück

Verkaufst du deutlich weniger als 178 Stück pro Monat, musst du entweder den Preis, die Kostenstruktur oder das Sortiment überdenken.

Kostenrechnung Beispiel Bau / Handwerk

Im Bau oder Handwerk ist die Stundensatzkalkulation zentral.

• Direkter Lohn pro Stunde (inkl. Lohnnebenkosten): 25 Euro
• Maschinen- und Fahrzeugkosten je produktiver Stunde: 10 Euro
• Gemeinkosten (Büro, Verwaltung, Werbung): 200.000 Euro pro Jahr
• Produktive Stunden pro Jahr: 10.000

Gemeinkosten je produktive Stunde:
200.000 / 10.000 = 20 Euro

Gesamtkosten je Stunde:
25 + 10 + 20 = 55 Euro

Mit einer Zielmarge von 15 Euro pro Stunde ergibt sich ein notwendiger Verrechnungssatz von 70 Euro pro Stunde.

👉 Tipp: Eine saubere Stundensatzkalkulation verhindert, dass du Aufträge unter Kosten annimmst.

Kostenrechnung, Buchhaltung und Rechnungswesen

Die Kostenrechnung baut auf Zahlen der Finanzbuchhaltung auf, nutzt sie aber anders.

Unterschied: Finanzbuchhaltung vs. Kostenrechnung

• Die Finanzbuchhaltung arbeitet nach gesetzlichen Vorgaben (etwa UGB). Sie bildet die Grundlage für Jahresabschluss, Steuererklärungen und Meldungen.
• Die Kostenrechnung richtet sich nach betriebswirtschaftlichen Überlegungen. Sie kann Aufwendungen umgestalten, ergänzen oder weglassen, wenn das für die Steuerung sinnvoll ist.

Beispiele:

• kalkulatorischer Unternehmerlohn bei Einzelunternehmen
• kalkulatorische Miete bei Nutzung eigener Immobilien
• Ausblendung betriebsfremder Aufwendungen

Von der GuV zur Kostenrechnung

Üblicher Weg:

1. Du startest mit der Gewinn- und Verlustrechnung.
2. Du eliminierst Aufwendungen, die nichts mit der betrieblichen Leistung zu tun haben (z. B. Spenden).
3. Du ergänzt Zusatzkosten, zum Beispiel Unternehmerlohn oder kalkulatorische Zinsen.
4. Du ordnest die so bereinigten Kosten deinen Kostenarten zu.

So entsteht aus der GuV eine Kostenartenrechnung, die als Grundlage für Kostenstellen und Kostenträger dient.

Kostenrechnung mit Excel: Schema und Vorlage umsetzen

Viele kleine Betriebe starten mit einer Kostenrechnung in Excel. Das ist völlig in Ordnung, solange die Struktur klar bleibt. Eine gut aufgebaute Kostenrechnung Excel hilft dir, Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträger übersichtlich abzubilden, ohne gleich in eine komplexe Software investieren zu müssen.

Einfache Struktur in Excel

Sinnvolle Tabellenblätter:

• Kostenartenliste mit Monatswerten
• Kostenstellenübersicht
• Kostenträger- oder Produktübersicht
• kleine Auswertungen (z. B. Deckungsbeiträge je Produktgruppe)

Typische Spalten:

• Kostenart
• Monat / Zeitraum
• Betrag
• Kostenstelle
• Kostenträger

💡 Merke: Halte die Struktur stabil. Häufige Änderungen erschweren Vergleiche zwischen Monaten oder Jahren.

Schema für Kostenarten-, Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung

Ein praktikables Schema:

1. Kostenartenrechnung: Alle Kosten aus der Buchhaltung zunächst nach Kostenart sortieren.
2. Kostenstellenrechnung: Diese Kosten über Schlüssel auf Kostenstellen verteilen.
3. Kostenträgerrechnung: Kostenstellenkosten auf Produkte, Aufträge oder Dienstleistungen weiterverteilen.

👉 Tipp: Starte mit einem einfachen Schema und ergänze später Details, etwa zusätzliche Kostenstellen oder genauere Umlageschlüssel.

Digitale Kostenrechnung und Software-Lösungen

Mit wachsender Unternehmensgröße stößt Excel schnell an Grenzen. Dann hilft eine Kostenrechnung-Software oder ein integriertes System aus Kasse, Buchhaltung und Controlling.

Wann Excel nicht mehr reicht

Warnsignale:

• Du benötigst zu viel Zeit, um Daten zu aktualisieren.
• Fehler schleichen sich durch Kopieren oder Formeln ein.
• Mehrere Personen arbeiten parallel an der Datei.
• Du willst Szenarien rechnen (Planung, „Was-wäre-wenn“).

In diesen Fällen lohnt sich ein System, das Daten aus Kassensystem, Warenwirtschaft und Buchhaltung automatisch zusammenführt.

Schnittstellen und Auswertungen

Moderne Lösungen bieten:

• Import von Buchungsdaten (z. B. als CSV oder über Schnittstellen)
• automatische Zuordnung zu Kostenarten und Kostenstellen
• Standardberichte, z. B. Deckungsbeitrag je Produkt, Warengruppe oder Bereich
• Dashboards für Unternehmer:innen

💡 Merke: Egal ob Excel oder Software – entscheidend ist, dass du deine Kostenrechnung regelmäßig pflegst und aktiv nutzt.

Lernen und Weiterbildung: Kostenrechnung verstehen und vertiefen

Wenn du tiefer einsteigen möchtest, gibt es viele Möglichkeiten, Kostenrechnung zu lernen.

Kurse und Lehrgänge

In Österreich bieten etwa Wirtschaftskammern und Bildungseinrichtungen wie das WIFI Kurse zu:

• Grundlagen der Kostenrechnung
• Controlling für KMU
• Branchenkurse (z. B. Gastronomie, Handel, Bau)

Solche Kurse sind sinnvoll, wenn du Zahlen selbst interpretieren und einfache Auswertungen eigenständig erstellen willst.

Bücher und Unterlagen

Für den Einstieg reichen oft praxisorientierte Bücher oder Skripten, die mit einfachen Beispielen arbeiten. Wichtig ist:

• klare Sprache ohne zu viel Fachjargon
• zahlreiche Rechenbeispiele
• Übungsaufgaben mit Lösungen

👉 Tipp: Wenn du wenig Zeit hast, konzentriere dich auf die Themen Kostenarten, Deckungsbeitrag und einfache Kalkulation. Das bringt im Alltag den größten Nutzen.

Kostenrechnung in typischen Branchen: Gastronomie, Handel, Handwerk

Die Grundprinzipien der Kostenrechnung sind in allen Branchen gleich, aber Schwerpunkte und typische Kennzahlen unterscheiden sich. Drei Beispiele zeigen, worauf es in der Praxis ankommt.

Kostenrechnung in der Gastronomie / im Restaurant

In der Gastronomie stehen drei Kostenblöcke im Fokus:

• Wareneinsatz (Lebensmittel, Getränke)
• Personalkosten (Küche und Service)
• Fixkosten wie Miete, Energie, Pacht, Lizenzgebühren

Wichtig ist hier vor allem das Verhältnis von Wareneinsatz zu Umsatz. Viele Betriebe arbeiten mit Zielwerten, zum Beispiel:

• Wareneinsatz Speisen: 25–35 % vom Speisenumsatz
• Wareneinsatz Getränke: 20–25 % vom Getränkeumsatz

Über die Kostenrechnung kannst du:

• Wareneinsatz je Warengruppe (Pizza, Pasta, Getränke) überwachen,
• Personalkosten im Verhältnis zum Umsatz kontrollieren,
• Auslastung pro Tag und Schicht analysieren.

Wenn Wareneinsatz und Personalkosten über den Zielwerten liegen, zeigt dir die Kostenrechnung, ob du bei Einkaufspreisen, Portionsgrößen, Dienstplänen oder Öffnungszeiten ansetzen musst.

Kostenrechnung im Einzelhandel

Im Handel ist der Wareneinsatz ebenfalls zentral, zusätzlich aber:

• Marge pro Produktgruppe
• Ladenmiete pro Quadratmeter
• Lager- und Abschriftenkosten (Ladenhüter, Saisonware)

Eine einfache Auswertung der Kostenrechnung könnte enthalten:

• Deckungsbeitrag je Warengruppe,
• Vergleich einzelner Marken oder Lieferanten,
• Bewertung von Aktionen und Rabatten.

So erkennst du, welche Produktgruppen deine Fixkosten zuverlässig decken und welche Flächen im Geschäft eigentlich zu wenig abwerfen. Häufig zeigt sich, dass wenige Warengruppen einen Großteil zum Gewinn beitragen, während andere Regalmeter blockieren.

Kostenrechnung im Handwerk und Bau

Im Handwerk und Bau geht es stark um Arbeitsstunden und Maschineneinsatz. Ohne saubere Stundensatzkalkulation ist kaum erkennbar, ob ein Auftrag kostendeckend ist.

Die Kostenrechnung hilft dir dabei:

• produktive Stunden von unproduktiven Zeiten (Fahrt, Rüstzeit, Verwaltung) zu trennen,
• Maschinen- und Fahrzeugkosten realistisch zu bewerten,
• Projekte oder Baustellen nach Deckungsbeitrag auszuwerten.

Praktisch bewährt haben sich:

• ein klar definierter Verrechnungssatz pro Stunde, der alle Kostenblöcke enthält,
• eine einfache Nachkalkulation: Soll-Stunden und -Kosten je Auftrag im Vergleich zu den Ist-Werten.

💡 Tipp: In allen drei Branchen gilt: Lieber mit wenigen, klaren Kennzahlen starten (z. B. Deckungsbeitrag je Warengruppe, Stundensatz, Wareneinsatzquote) als mit einer theoretisch perfekten, aber im Alltag nicht gepflegten Kostenrechnung.

Kostenrechnung Schritt für Schritt einführen

Eine funktionierende Kostenrechnung muss nicht perfekt sein, aber sie muss im Alltag nutzbar sein. Gerade kleine Betriebe scheitern weniger an der Theorie als daran, dass niemand Zeit findet, komplizierte Systeme zu pflegen. Mit einem klaren, schlanken Vorgehen kannst du deine Kostenrechnung in wenigen Schritten aufbauen.

Vorbereitung: Datenquellen und Zuständigkeiten klären

Bevor du mit Tabellen oder Software startest, solltest du klären:

• Welche Datenquellen nutzt du?
  Typisch: Buchhaltung, Kassensystem, Warenwirtschaft, Lohnverrechnung, Bankauszüge.
• Wer ist für welche Teilaufgaben zuständig?
  Zum Beispiel: Buchhalter:in liefert Kontenlisten, du selbst ordnest Bereiche und Produkte zu.
• In welchem Rhythmus aktualisierst du die Kostenrechnung?
  Monatlich, quartalsweise oder bei sehr kleinen Betrieben zumindest halbjährlich.

💡 Merke: Je klarer definiert ist, wer welche Zahlen wann liefert, desto geringer ist das Risiko, dass deine Kostenrechnung nach ein paar Monaten „einschläft“.

Schritt 1: Kostenarten strukturieren

Im ersten Schritt erstellst du eine Kostenartenliste, die zu deinem Betrieb passt. Ausgangspunkt ist meist die Kontenübersicht der Buchhaltung.

Vorgehen:

1. Exportiere die wichtigsten Aufwandskonten (z. B. Wareneinsatz, Löhne, Miete, Energie, Versicherungen, Werbung).
2. Fasse sehr ähnliche Konten zusammen, wenn sie für Entscheidungen keine eigene Aussagekraft haben.
3. Trenne, wo es sich lohnt, genauer hinzusehen (z. B. Wareneinsatz Küche vs. Wareneinsatz Getränke im Restaurant).

Ziel ist eine schlanke, aber aussagekräftige Liste, mit der du:

• deinen größten Kostenblöcken folgen kannst,
• später einfach auf Kostenstellen und Kostenträger verteilst.

👉 Tipp: Wenn du unsicher bist, ob du eine Kostenart trennen sollst, frage dich: „Würde ich auf Basis dieser Information Entscheidungen treffen?“ Nur dann lohnt die zusätzliche Detailtiefe.

Schritt 2: Einfache Kostenstellen anlegen

Im zweiten Schritt definierst du Kostenstellen, also Bereiche, in denen Kosten entstehen. Starte bewusst einfach.

Beispiele:

• Gastronomie: Küche, Service, Bar, Verwaltung
• Handel: Verkauf, Lager, Online-Shop, Verwaltung
• Handwerk: Baustellen/Projekte, Werkstatt, Verwaltung

Für jeden Bereich überlegst du:

• Welche Kostenarten fallen hier hauptsächlich an?
• Welcher Umlageschlüssel ist sinnvoll (z. B. Fläche, Mitarbeiterzahl, Umsatz)?

Danach kannst du:

• Fixkosten wie Miete oder Energie nach Quadratmetern aufteilen,
• Verwaltungskosten nach Mitarbeiterzahl oder Umsatzschlüssel verteilen,
• marketingbezogene Kosten zum Beispiel nach Umsatzanteilen der Bereiche verteilen.

⚠️ Wichtig: Halte die Anzahl der Kostenstellen überschaubar. Drei bis fünf Hauptkostenstellen sind für viele kleine Unternehmen völlig ausreichend.

Schritt 3: Kostenträger definieren

Im dritten Schritt bestimmst du, welche Kostenträger du auswerten möchtest. Das sind typischerweise:

• Produkte oder Produktgruppen
• Dienstleistungen oder Dienstleistungsgruppen
• Aufträge, Projekte oder Baustellen
• Tische oder Zeitfenster (z. B. Mittag vs. Abend in der Gastronomie)

Wichtig ist, dass du nur so weit ins Detail gehst, wie du die Daten auch verlässlich erfassen kannst.

Praktische Varianten:

• Gastronomie: Auswertung nach Warengruppen (z. B. Speisen, Getränke, Mittagsmenü, Abendkarte).
• Friseur: Auswertung nach Dienstleistungsarten (Haarschnitt, Farbe, Pflege) plus Produktverkauf.
• Handwerk: Auswertung nach Projekten oder Projekttypen (z. B. Bad-Sanierung, Kleinreparatur).

💡 Merke: Lieber wenige, aber saubere Kostenträger mit guten Daten, als viele theoretische Kostenträger mit Lücken und Schätzungen.

Schritt 4: Einfache Auswertung und Kennzahlen einführen

Sind Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträger definiert, geht es an die Auswertung. Zu Beginn reichen wenige Kennzahlen:

• Deckungsbeitrag je Produktgruppe, Dienstleistung oder Projekt
  (Erlös – variable Kosten)
• Wareneinsatzquote im Verhältnis zum Umsatz
• Personalkostenquote im Verhältnis zum Umsatz
• Fixkostenblock pro Monat und notwendiger Mindestumsatz

Vorgehen in der Praxis:

1. Erfasse für einen Monat alle relevanten Kosten und Umsätze.
2. Ordne Kostenarten den Kostenstellen zu (z. B. Miete anteilig Küche/Service/Verkauf).
3. Verteile Kostenstellenkosten auf Kostenträger (z. B. nach Umsatz oder Mengen).
4. Berechne Deckungsbeiträge und Quoten.

Über mehrere Monate hinweg erkennst du:

• saisonale Schwankungen,
• Auswirkungen von Preisanpassungen,
• Effekte von Personaleinsatz oder Öffnungszeiten.

👉 Tipp: Lege dir ein Standard-Reporting an, das jeden Monat gleich aufgebaut ist. So kannst du Zeitreihen vergleichen, statt jeden Monat „neu zu erfinden“, welche Auswertungen interessant sind.

Schritt 5: Kostenrechnung in Entscheidungen verankern

Die beste Kostenrechnung bringt nichts, wenn die Ergebnisse nicht genutzt werden. Baue dir einen einfachen Rhythmus:

• Ein kurzer Monats- oder Quartalscheck, bei dem du die wichtigsten Kennzahlen ansiehst.
• Ein fester Termin, an dem du mögliche Maßnahmen ableitest, z. B. Anpassung von Preisen, Öffnungszeiten, Sortimentsbereinigung.
• Ein Protokoll oder Notizen, welche Entscheidungen aufgrund der Zahlen getroffen wurden.

So wird die Kostenrechnung Schritt für Schritt zu einem festen Bestandteil deines Unternehmensalltags, statt zu einem einmaligen Projekt, das in der Schublade verschwindet.

Typische Fehler in der Kostenrechnung und wie du sie vermeidest

Viele Unternehmen scheitern nicht an komplizierten Formeln, sondern an einfachen Grundfehlern.

Fehler 1: Nur auf den Umsatz schauen

Hoher Umsatz ist kein Garant für Gewinn. Wenn du variable und fixe Kosten nicht im Blick hast, können stark wachsende Umsätze sogar Verluste vergrößern.

Fehler 2: Zu grobe Kostenstruktur

Wenn alle Kosten in wenigen Sammelpositionen landen, liefern Auswertungen kaum Erkenntnisse. Du siehst zwar den Gesamtaufwand, aber nicht, welcher Bereich teuer ist.

💡 Merke: Kostenarten sollten so fein sein, dass du Maßnahmen ableiten kannst, aber nicht so fein, dass niemand mehr den Überblick hat.

Fehler 3: Zahlen nicht aktualisieren

Eine Kostenrechnung, die du einmal im Jahr erstellst, bringt dir wenig. Entscheidend ist, dass du:

• Daten monatlich oder zumindest quartalsweise aktualisierst,
• Ergebnisse vergleichst,
• Konsequenzen ableitest.

Fehler 4: Entscheidungen ohne Deckungsbeitragsrechnung

Rabatte „aus dem Bauch“ oder Aufträge „um jeden Preis“ können gefährlich sein. Ohne Kenntnis des Deckungsbeitrags ist unklar, ob ein Auftrag überhaupt zur Deckung der Fixkosten beiträgt.

👉 Tipp: Berechne für deine wichtigsten Produkte oder Leistungen zumindest grob den Deckungsbeitrag. So triffst du Preis- und Sortimentsentscheidungen deutlich sicherer.

Fazit: Was eine gute Kostenrechnung ausmacht

Eine gute Kostenrechnung ist kein Selbstzweck und auch keine reine Zahlenübung. Sie soll dir als Unternehmer:in helfen, bessere Entscheidungen zu treffen.

Wesentliche Merkmale:

• klare Struktur mit Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträgern
• regelmäßige Aktualisierung statt einmaliger Aktion
• einfache, nachvollziehbare Verteilungsschlüssel
• Fokussierung auf Kennzahlen wie Deckungsbeitrag, Fixkostenblock und Mindestumsatz

Wenn du diese Grundlagen sauber aufbaust, wird die Kostenrechnung zu einem praktischen Steuerungsinstrument – egal ob im Restaurant, im Salon, im Handel oder im Bau- und Dienstleistungsbereich.

FAQ

Was ist Kostenrechnung?

Kostenrechnung ist ein Teil des internen Rechnungswesens. Sie ermittelt systematisch, welche Kosten im Betrieb anfallen und wie sie sich auf Bereiche, Produkte oder Dienstleistungen verteilen. Im Unterschied zur Finanzbuchhaltung geht es nicht darum, einen Jahresabschluss für das Finanzamt zu erstellen, sondern um eine Entscheidungsgrundlage für dich als Unternehmer:in. Dazu werden alle betrieblichen Aufwendungen in Kostenarten gegliedert, auf Kostenstellen verteilt und schließlich den Kostenträgern zugeordnet. So lässt sich erkennen, welche Angebote profitabel sind und wo Geld verloren geht. Kurz gesagt: Die Kostenrechnung übersetzt deine Ausgaben in verständliche Kennzahlen und zeigt dir, wie wirtschaftlich dein Unternehmen wirklich arbeitet.

Welche Aufgaben hat die Kostenrechnung?

Die Kostenrechnung hat drei Hauptaufgaben: Erstens erfasst sie alle Kosten, die mit der betrieblichen Leistungserstellung zusammenhängen, und ordnet sie übersichtlich zu. Zweitens unterstützt sie die Planung, indem Soll-Kosten mit tatsächlichen Ist-Kosten verglichen werden. Du erkennst so Abweichungen und kannst gezielt gegensteuern, etwa bei Personalkosten oder Wareneinsatz. Drittens liefert sie die Basis für Kalkulation und Controlling: Auf Basis der Kosten kannst du Preise festlegen, Deckungsbeiträge berechnen und entscheiden, ob ein Produkt, ein Auftrag oder ein Standort fortgeführt, angepasst oder eingestellt werden soll. Damit wird die Kostenrechnung zu einem zentralen Steuerungsinstrument im Unternehmen.

Was kommt in die Kostenrechnung?

In die Kostenrechnung fließen alle Aufwendungen ein, die mit der eigentlichen betrieblichen Tätigkeit zusammenhängen. Dazu gehören typischerweise Material- bzw. Wareneinsatz, Löhne und Gehälter inklusive Lohnnebenkosten, Miete, Energie, Abschreibungen, Zinsen, Versicherungen, Fuhrpark- und Verwaltungskosten. Nicht berücksichtigt werden Aufwendungen, die nichts mit der Leistungserstellung zu tun haben, zum Beispiel Spenden, private Entnahmen oder außergewöhnliche Schäden. Solche Positionen bleiben in der Finanzbuchhaltung, werden aber für die Kostenrechnung herausgefiltert oder angepasst. Zusätzlich können sogenannte Zusatzkosten angesetzt werden, etwa ein kalkulatorischer Unternehmerlohn oder kalkulatorische Miete, um ein realistisches Bild der Wirtschaftlichkeit zu erhalten.

Was bedeutet „Selbstkosten“ in der Kostenrechnung?

Selbstkosten sind die gesamten Kosten, die einem Unternehmen für ein Produkt, eine Dienstleistung oder einen Auftrag entstehen. Sie setzen sich aus Einzelkosten und Gemeinkosten zusammen. Einzelkosten lassen sich direkt einem Kostenträger zuordnen, zum Beispiel der Materialeinsatz für ein bestimmtes Produkt. Gemeinkosten fallen für mehrere Produkte oder Bereiche gleichzeitig an, etwa Miete oder Verwaltung, und müssen über Umlageschlüssel verteilt werden. Die Summe aus Einzel- und Gemeinkosten pro Stück oder pro Stunde ergibt die Selbstkosten. Sie sind wichtig, um langfristige Preisuntergrenzen zu bestimmen und zu prüfen, ob ein Angebot die Kosten deckt und noch Spielraum für Gewinn oder Rabatte lässt.

Was sind Umlagen in der Kostenrechnung?

Umlagen sind Verteilungsschlüssel, mit denen Gemeinkosten auf Kostenstellen und Kostenträger verteilt werden. Da viele Kosten nicht direkt einem Produkt zugeordnet werden können, brauchst du Regeln, wie zum Beispiel Quadratmeter für Mietkosten, Mitarbeiterzahl für Verwaltungskosten oder Maschinenstunden für Maschinenkosten. Diese Schlüssel sollen möglichst gut abbilden, wo die Kosten tatsächlich verursacht werden. In der Praxis wählst du einfache, nachvollziehbare Umlagen, die du über längere Zeit stabil hältst. So bleiben deine Auswertungen vergleichbar und zeigen Trends. Umlagen sind immer eine Annäherung, aber ohne sie wäre eine verursachungsgerechte Kostenzuordnung in den meisten Betrieben kaum möglich.

Warum ist Kostenrechnung wichtig?

Kostenrechnung ist wichtig, weil sie dir zeigt, ob dein Geschäftsmodell tragfähig ist und welche Teile deines Angebots zum Erfolg beitragen. Ohne strukturierte Kostenrechnung siehst du zwar Umsatz und Gewinn in der GuV, aber nicht, welche Produkte, Dienstleistungen oder Standorte rentabel sind. Du würdest Preise, Rabatte oder Öffnungszeiten oft aus dem Bauchgefühl heraus festlegen. Mit einer funktionierenden Kostenrechnung erkennst du, ob deine Deckungsbeiträge ausreichen, wie hoch dein Fixkostenblock ist und welchen Mindestumsatz du brauchst. Dadurch kannst du rechtzeitig reagieren, wenn Kosten steigen oder Nachfrage sinkt, und triffst fundierte Entscheidungen statt Vermutungen.

Was ist der BAB (Betriebsabrechnungsbogen) in der Kostenrechnung?

Der Betriebsabrechnungsbogen, kurz BAB, ist ein tabellarisches Hilfsmittel der Kostenstellenrechnung. Im BAB werden Gemeinkosten zunächst nach Kostenarten erfasst und anschließend auf die einzelnen Kostenstellen verteilt. In den Spalten stehen die Kostenstellen, in den Zeilen die Kostenarten. Mithilfe von Umlageschlüsseln, zum Beispiel Quadratmeter, Mitarbeiterzahl oder Maschinenstunden, werden die Beträge aufgeteilt. Am Ende erhält jede Kostenstelle ihren Anteil an den Gemeinkosten und es lassen sich Gemeinkostenzuschlagssätze berechnen. Diese Zuschlagssätze nutzt du später in der Kostenträgerrechnung, um Produkte oder Aufträge mit einem fairen Anteil an den Gemeinkosten zu belasten und so realistische Selbstkosten zu ermitteln.

Was sind Umlagen und Selbstkosten in der Kostenrechnung für kleine Betriebe?

Für kleine Betriebe sind Umlagen und Selbstkosten die Brücke zwischen „gefühlten“ und tatsächlichen Kosten. Umlagen sorgen dafür, dass gemeinsame Kosten wie Miete, Strom oder Verwaltung sinnvoll auf Bereiche verteilt werden, auch wenn du kein komplexes Controlling-System hast. Selbstkosten zeigen dir, wie teuer eine konkrete Leistung oder ein Produkt wirklich ist, wenn alle relevanten Kostenanteile berücksichtigt werden. Gerade in Branchen mit hohem Wareneinsatz oder stark schwankender Auslastung, etwa Gastronomie oder Beauty, hilft dieser Blick auf Selbstkosten, unprofitable Angebote zu erkennen und bewusst zu entscheiden, welche Preise, Aktionen oder Sortimentsteile du dir leisten kannst.