Aufbewahrungspflicht

Was ist die Aufbewahrungspflicht?

Die Aufbewahrungspflicht verpflichtet Unternehmen, bestimmte Geschäftsunterlagen über einen gesetzlich festgelegten Zeitraum geordnet und vollständig zu archivieren. Sie betrifft grundsätzlich jeden Betrieb in Deutschland.

Der Zweck dahinter ist einfach: Das Finanzamt muss bei einer Betriebsprüfung jederzeit nachvollziehen können, wie Einnahmen, Ausgaben und Geschäftsvorfälle zustande gekommen sind. Ohne vollständige Unterlagen fehlt die Grundlage für die steuerliche Bewertung deines Betriebs.

Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht ergibt sich in erster Linie aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO). Je nach Dokumenttyp gelten unterschiedliche Fristen — in der Regel 6, 8 oder 10 Jahre. Welche Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen und was bei Verstößen passiert, hängt von der Art des Dokuments und der jeweiligen Rechtsgrundlage ab.

👉 Tipp: Die Aufbewahrungspflicht gilt nicht nur für Papierbelege. Auch digitale Dokumente wie E-Mails, elektronische Rechnungen und Kassendaten fallen darunter.

Aufbewahrungspflicht kurz erklärt:

• Unternehmen müssen bestimmte Geschäftsunterlagen archivieren.
• Die Aufbewahrungsfrist beträgt je nach Dokument 6, 8 oder 10 Jahre.
• Rechtsgrundlagen sind vor allem § 257 HGB und § 147 AO.
• Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist.

Wer unterliegt der Aufbewahrungspflicht?

Grundsätzlich gilt: Wer in Deutschland ein Gewerbe betreibt oder freiberuflich tätig ist, unterliegt der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Das betrifft sowohl Kaufleute im Sinne des HGB als auch alle Steuerpflichtigen nach der Abgabenordnung.

Konkret sind das unter anderem:

• Einzelunternehmer und Selbstständige (Friseur:innen, Gastronom:innen, Handwerker:innen)
• Freiberufler:innen (Ärzt:innen, Steuerberater:innen, Architekt:innen)
• Gesellschaften (GmbH, UG, OHG, KG, AG)
• Kleinunternehmer:innen nach § 19 UStG

Auch wer keine doppelte Buchführung erstellt, sondern eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) macht, muss Belege, Rechnungen und steuerlich relevante Unterlagen aufbewahren. Die Pflicht entfällt also nicht durch eine vereinfachte Buchführung.

💡 Merke: Selbst Privatpersonen können in bestimmten Fällen aufbewahrungspflichtig sein — etwa bei Handwerkerrechnungen für Grundstücksleistungen (2 Jahre Aufbewahrungspflicht nach § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG).

Gesetzliche Grundlagen der Aufbewahrungspflicht

Die Aufbewahrungspflicht in Deutschland stützt sich auf zwei zentrale Regelwerke: das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO). Beide definieren, welche Unterlagen wie lange und in welcher Form aufbewahrt werden müssen — allerdings aus unterschiedlicher Perspektive.

Aufbewahrungspflicht nach Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB)

Das HGB richtet sich an Kaufleute — also an Unternehmen, die ein Handelsgewerbe betreiben. § 257 HGB legt fest, welche Unterlagen zur ordnungsgemäßen Buchführung gehören und wie lange sie archiviert werden müssen.

Die wichtigsten Vorgaben:

• Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse sind 10 Jahre aufzubewahren.
• Empfangene und abgesandte Handelsbriefe unterliegen einer 6-jährigen Frist.
• Die Aufbewahrung muss so erfolgen, dass die Unterlagen innerhalb angemessener Zeit lesbar und auswertbarsind.

Ergänzend regelt § 238 HGB die Pflicht zur ordnungsgemäßen Buchführung. Wer als Kaufmann eingetragen ist, muss seine Geschäftsvorfälle lückenlos dokumentieren und die entsprechenden Belege archivieren.

Aufbewahrungspflicht nach Abgabenordnung (§ 147 AO)

Die Abgabenordnung erweitert die Pflicht über Kaufleute hinaus auf alle Steuerpflichtigen, die Bücher oder Aufzeichnungen führen müssen. § 147 AO definiert die steuerlichen Aufbewahrungspflichten — und ist in der Praxis für die meisten Unternehmen die relevantere Norm.

Die Kernpunkte:

• Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse und Buchungsbelege: 10 Jahre
• Empfangene und abgesandte Handelsbriefe sowie sonstige steuerlich relevante Unterlagen: 6 Jahre
• Seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) gilt für viele Buchungsbelege wie Rechnungen eine verkürzte Frist von 8 Jahren (für Belege, deren Frist ab dem 01.01.2025 beginnt)

Zusätzlich verpflichtet § 14b UStG Unternehmer, Rechnungen über 10 Jahre lesbar aufzubewahren — unabhängig davon, ob es sich um Papier- oder elektronische Rechnungen handelt.

⚠️ Achtung: Während einer laufenden Betriebsprüfung, eines Rechtsbehelfsverfahrens oder einer Steuerfahndung können Aufbewahrungsfristen über die reguläre Dauer hinaus verlängert werden (§ 147 Abs. 3 Satz 3 AO).

Welche Unterlagen müssen aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungspflicht betrifft nicht nur einzelne Rechnungen oder Kontoauszüge. Das Gesetz unterscheidet mehrere Kategorien von Geschäftsunterlagen — jede mit eigenen Fristen und Formvorschriften.

Buchführungsunterlagen und Jahresabschlüsse

Zur Kernpflicht gehören alle Unterlagen, die deine Buchführung dokumentieren. Das sind in erster Linie:

• Handelsbücher (Hauptbuch, Nebenbücher, Kassenbuch)
• Jahresabschlüsse (Bilanz und Gewinn-und-Verlustrechnung)
• Eröffnungsbilanzen
• Inventare (Bestandsverzeichnisse)
• Lageberichte und Konzernabschlüsse (bei Kapitalgesellschaften)
• Organisationsunterlagen und Arbeitsanweisungen zur Buchführung

Diese Unterlagen bilden das Rückgrat deiner Buchführung. Sie dokumentieren, wie dein Betrieb finanziell aufgestellt ist — und das Finanzamt nutzt sie als Grundlage für jede Steuerprüfung.

👉 Tipp: Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen müssen grundsätzlich im Original mit Unterschrift aufbewahrt werden. Eine rein digitale Version reicht hier in der Regel nicht.

Rechnungen und Buchungsbelege

Rechnungen und Belege dokumentieren die einzelnen Geschäftsvorfälle deines Betriebs. Dazu gehören:

• Eingangsrechnungen (von Lieferanten, Dienstleistern)
• Ausgangsrechnungen (an deine Kunden)
• Kontoauszüge (Bank und Kasse)
• Quittungen und Kassenbelege
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Fahrtenbücher

Seit dem BEG IV gilt für viele dieser Buchungsbelege eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren (statt bisher 10 Jahre). Die Frist von 10 Jahren bleibt aber für die Lesbarkeit von Rechnungen nach § 14b UStG bestehen.

⚠️ Achtung: Thermopapier-Problem. Kassenbelege auf Thermopapier verblassen oft nach wenigen Jahren. Die Schrift wird unleserlich — und der Beleg ist steuerlich wertlos. Scanne solche Belege zeitnah und archiviere sie digital. Das Original kannst du danach entsorgen.

Geschäfts- und Handelsbriefe

Als Handelsbriefe gelten alle Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen. Das umfasst nicht nur klassische Briefe, sondern auch Angebote, Auftragsbestätigungen, Reklamationen und Vertragskorrespondenz.

Konkret aufbewahren musst du:

• Empfangene Handelsbriefe (im Original)
• Abgesandte Handelsbriefe (als Kopie oder Durchschrift)
• Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine
• Verträge (Miet-, Leasing-, Rahmenverträge)

Die Aufbewahrungsfrist für Handelsbriefe beträgt grundsätzlich 6 Jahre. Enthalten sie allerdings Buchungsbelege (z. B. eine Rechnung als Anhang), gilt die längere Frist des Buchungsbelegs.

Steuerunterlagen und E-Mails

Auch Steuerunterlagen unterliegen der Aufbewahrungspflicht. Dazu zählen insbesondere Steuerbescheide, Steuererklärungen und Steueranmeldungen, die grundsätzlich 10 Jahre aufbewahrt werden sollten. Gerade bei laufenden Einspruchsverfahren oder Nachprüfungen durch das Finanzamt sind vollständige Steuerunterlagen unverzichtbar.

Geschäftliche E-Mails gelten in vielen Fällen als Handelsbriefe — und unterliegen damit der 6-jährigen Aufbewahrungspflicht. Entscheidend ist der Inhalt: Betrifft die E-Mail ein konkretes Geschäft (Bestellung, Angebot, Reklamation), muss sie archiviert werden.

Wichtig dabei: E-Mails müssen im elektronischen Originalformat aufbewahrt werden. Ausdrucken und die digitale Version löschen ist nicht GoBD-konform. Das Originalformat muss erhalten bleiben und maschinell auswertbar sein.

💡 Merke: Nicht jede E-Mail ist aufbewahrungspflichtig. Reine Terminabsprachen, interne Abstimmungen oder Werbemails fallen grundsätzlich nicht unter die Aufbewahrungspflicht.

Aufbewahrungsfristen im Überblick

Die Aufbewahrungsfristen in Deutschland betragen je nach Dokumenttyp 6, 8 oder 10 Jahre. Welche Frist gilt, hängt davon ab, ob es sich um Buchungsbelege, Geschäftsbriefe oder Buchführungsunterlagen handelt.

10-jährige Aufbewahrungsfrist

Die längste reguläre Frist gilt für alle Unterlagen, die das Fundament deiner Buchführung bilden:

• Handelsbücher und Aufzeichnungen
• Jahresabschlüsse (Bilanz, GuV)
• Eröffnungsbilanzen
• Inventare
• Lageberichte und Konzernabschlüsse
• Organisationsunterlagen zur Buchführung
• Steuerbescheide und Steueranmeldungen

Diese Dokumente müssen 10 Jahre lang vollständig und lesbar aufbewahrt werden. Die 10-Jahres-Frist ergibt sich aus § 257 Abs. 4 HGB und § 147 Abs. 3 AO.

8-jährige Aufbewahrungsfrist (seit 2025)

Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) hat der Gesetzgeber die Aufbewahrungsfrist für viele Buchungsbelege von 10 auf 8 Jahre verkürzt. Das gilt für alle Belege, deren Aufbewahrungsfrist ab dem 01.01.2025 neu beginnt.

Betroffen sind unter anderem:

• Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Kontoauszüge
• Kassenbelege und Quittungen
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Buchungsbelege allgemein

👉 Tipp: Die verkürzte 8-Jahres-Frist gilt nur für Belege mit Fristbeginn ab 2025. Für ältere Belege, deren Frist bereits vor 2025 begonnen hat, bleibt es bei 10 Jahren.

6-jährige Aufbewahrungsfrist

Die kürzeste gesetzliche Frist betrifft vor allem die geschäftliche Korrespondenz:

• Empfangene und abgesandte Handelsbriefe
• Geschäftsbriefe (sofern keine Buchungsbelege)
• Sonstige steuerlich relevante Unterlagen
• Betriebsprüfungsberichte

Die 6-Jahres-Frist greift immer dann, wenn ein Dokument steuerlich relevant ist, aber keinen Buchungsbeleg darstellt.

Hier die wichtigsten Fristen als Übersicht:

Die wichtigsten Aufbewahrungsfristen auf einen Blick:

• 10 Jahre: Jahresabschlüsse, Handelsbücher, Inventare, Steuerbescheide
• 8 Jahre: Rechnungen, Buchungsbelege, Kontoauszüge (Fristbeginn ab 2025)
• 6 Jahre: Handelsbriefe, Geschäftsbriefe, geschäftliche E-Mails

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt nicht am Tag der Dokumentenerstellung, sondern erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. Diese Regel nennt sich Kalenderjahrmethode und ist in § 257 Abs. 5 HGB und § 147 Abs. 4 AO festgelegt.

Das bedeutet: Alle Unterlagen, die im Laufe eines Jahres entstehen, starten ihre Frist gemeinsam am 31. Dezember desselben Jahres.

Beispiel:

Eine Rechnung vom 15. März 2025 hat eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren. Die Frist beginnt am 31.12.2025 und endet am 31.12.2033. Ab dem 01.01.2034 darf die Rechnung vernichtet werden.

Bei Jahresabschlüssen und Lageberichten beginnt die Frist nicht mit dem Geschäftsjahresende, sondern erst mit dem Tag der Aufstellung des Abschlusses. Wird der Jahresabschluss für 2024 erst im Juni 2025 aufgestellt, beginnt die 10-Jahres-Frist am 31.12.2025 und endet am 31.12.2035.

⚠️ Achtung: Während einer laufenden Betriebsprüfung oder eines Einspruchsverfahrens kann das Finanzamt die Aufbewahrungsfrist über das reguläre Ende hinaus verlängern. In diesem Fall darfst du die betroffenen Unterlagen erst vernichten, wenn das Verfahren abgeschlossen ist.

Digitale Archivierung und GoBD

Die meisten Unternehmen arbeiten heute überwiegend digital. Auch die Archivierung von Geschäftsunterlagen ist elektronisch möglich — allerdings gelten dabei strenge Regeln. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) definieren, wie digitale Archivierung rechtskonform funktioniert.

Papier oder digitale Aufbewahrung?

Grundsätzlich dürfen die meisten Unterlagen wahlweise in Papierform oder digital aufbewahrt werden. Es gibt allerdings wichtige Ausnahmen:

• Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen müssen im unterzeichneten Original aufbewahrt werden.
• Elektronisch erstellte Dokumente (z. B. E-Rechnungen, digitale Buchungsjournale) müssen im elektronischen Originalformat archiviert werden — ein Ausdruck allein reicht nicht.
• Papierbelege, die eingescannt werden, dürfen nach dem Scanvorgang grundsätzlich vernichtet werden — sofern der Scan GoBD-konform erfolgt.

GoBD-konforme Archivierung

Die GoBD stellen klare Anforderungen an die digitale Aufbewahrung. Wer Geschäftsunterlagen elektronisch archiviert, muss sicherstellen, dass die Dokumente:

• Unveränderbar gespeichert werden (keine nachträgliche Bearbeitung möglich)
• Vollständig und richtig abgelegt sind
• Zeitnah erfasst werden (Belege zeitnah nach Eingang archivieren)
• Maschinell auswertbar bleiben (z. B. durchsuchbare PDFs, nicht nur Bilddateien)
• Jederzeit lesbar und verfügbar sind

Für den Scanvorgang von Papierbelegen verlangt die GoBD eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie im Betrieb gescannt, geprüft und archiviert wird.

⚠️ Achtung: Die 5 häufigsten Fehler bei der digitalen Archivierung

1. Rechnungen nur als PDF in einem Ordner speichern — ohne Unveränderbarkeit
2. Geschäftliche E-Mails löschen statt archivieren
3. Cloud-Speicher ohne Audit-Trail und Zugriffsprotokoll nutzen
4. Papierbelege vernichten, bevor der Scan überprüft wurde
5. Keine regelmäßige Datensicherung — bei Datenverlust sind die Unterlagen weg

Aufbewahrung von E-Rechnungen und E-Mails

Seit dem 01.01.2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) im B2B-Bereich empfangen zu können. Die E-Rechnungspflicht ergibt sich aus dem Wachstumschancengesetz und wird stufenweise bis 2028 vollständig umgesetzt.

Für die Aufbewahrung bedeutet das: E-Rechnungen müssen im strukturierten elektronischen Format (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) archiviert werden. Ein reiner Ausdruck der E-Rechnung erfüllt die Aufbewahrungspflicht nicht.

Gleiches gilt für geschäftliche E-Mails: Betrifft eine E-Mail einen konkreten Geschäftsvorfall, muss sie im elektronischen Originalformat aufbewahrt werden. Das bloße Ausdrucken und Abheften ist nicht GoBD-konform.

Digitale Archivierung ist besonders wichtig für Rechnungen und Kassendaten. Wie du eine rechtssichere Rechnung erstellst, erfährst du auch in unserem Leitfaden zum Rechnung schreiben.

Wo müssen Unterlagen aufbewahrt werden?

Nach § 146 Abs. 2 AO müssen Buchführungsunterlagen grundsätzlich in Deutschland aufbewahrt werden. Der Aufbewahrungsort muss so gewählt sein, dass das Finanzamt im Rahmen einer Betriebsprüfung innerhalb angemessener Frist Zugriff auf alle Unterlagen hat.

Es gibt Ausnahmen: Mit Genehmigung des Finanzamts dürfen Unterlagen auch in einem anderen EU-/EWR-Mitgliedstaat elektronisch aufbewahrt werden (§ 146 Abs. 2a AO). Voraussetzung ist, dass der Online-Zugriff auf die Daten jederzeit gewährleistet ist.

Für die praktische Umsetzung heißt das: Cloud-Speicherung ist grundsätzlich möglich, wenn der Server in Deutschland oder der EU steht und die GoBD-Anforderungen erfüllt sind. Ein Speicherort außerhalb der EU (z. B. USA) ist ohne ausdrückliche Genehmigung nicht zulässig.

💡 Merke: Auch bei digitaler Archivierung muss der Zugriff für das Finanzamt in deinen Geschäftsräumen möglich sein — also Bildschirm, Drucker und Auswertungsmöglichkeiten bereitstellen.

Wann dürfen Unterlagen vernichtet werden?

Unterlagen dürfen erst vernichtet werden, wenn die gesetzliche Aufbewahrungsfrist vollständig abgelaufen ist. Da die Frist immer am Jahresende beginnt, ergibt sich ein fester Rhythmus: Anfang eines neuen Jahres darfst du prüfen, welche Unterlagen aus dem Archiv entfernt werden können.

Hier ein konkreter Vernichtungskalender für 2026:

Bevor du Unterlagen vernichtest, prüfe in jedem Fall:

• Läuft aktuell eine Betriebsprüfung oder ein Einspruchsverfahren? Dann dürfen betroffene Unterlagen nichtvernichtet werden.
• Gibt es offene Steuerbescheide unter Vorbehalt der Nachprüfung? Auch dann gilt: aufbewahren.
• Betrifft das Dokument einen laufenden Rechtsstreit? In diesem Fall greift die verlängerte Aufbewahrungspflicht.

Bei der Vernichtung von Unterlagen mit personenbezogenen Daten (z. B. Lohnabrechnungen, Kundendaten) musst du die DSGVO beachten. Papierbelege sollten per Aktenvernichter (mindestens Sicherheitsstufe P-4 nach DIN 66399) zerstört werden. Digitale Daten müssen unwiderruflich gelöscht werden.

Was passiert bei Verstößen gegen die Aufbewahrungspflicht?

Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht können erhebliche Konsequenzen haben — von finanziellen Nachteilen bis hin zu strafrechtlichen Folgen. Das Finanzamt nimmt fehlende oder unvollständige Unterlagen nicht auf die leichte Schulter.

Die wichtigsten Folgen:

Steuerschätzung: Fehlen Unterlagen bei einer Betriebsprüfung, darf das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 AO). In der Praxis fällt die Schätzung fast immer zu Ungunsten des Unternehmens aus — das Finanzamt geht dann von höheren Einnahmen oder niedrigeren Ausgaben aus als tatsächlich vorlagen.

Bußgelder: Verstöße gegen die handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht können als Ordnungswidrigkeit geahndet werden. Das Bußgeld kann bis zu 25.000 Euro betragen (§ 334 HGB).

Verwerfung der Buchführung: Sind die Unterlagen so unvollständig, dass die Buchführung insgesamt nicht mehr ordnungsgemäß ist, kann das Finanzamt die gesamte Buchführung verwerfen und die Steuerlast auf Basis eigener Schätzungen festsetzen.

Strafrechtliche Konsequenzen: In schweren Fällen droht sogar eine Strafverfolgung. Wer Buchführungsunterlagen vorsätzlich vernichtet oder beiseiteschafft, kann wegen Steuerhinterziehung (§ 370 AO) oder im Rahmen einer Insolvenz wegen Bankrottdelikten (§ 283 StGB) belangt werden.

⚠️ Achtung: Auch die bloße Unkenntnis der Aufbewahrungspflichten schützt nicht vor Sanktionen. Mangelnde Organisation gilt nicht als Entschuldigung.

Aufbewahrungspflicht nach Geschäftsaufgabe

Ein weit verbreiteter Irrtum: Die Aufbewahrungspflicht endet nicht mit der Geschäftsaufgabe. Schließt du deinen Betrieb, Laden oder dein Lokal, laufen die gesetzlichen Fristen weiter — bis sie vollständig abgelaufen sind.

Beispiel: Du gibst dein Café am 30.06.2026 auf. Deine Rechnungen aus dem Jahr 2026 haben eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren. Die Frist beginnt am 31.12.2026 und endet am 31.12.2034. Erst ab dem 01.01.2035 darfst du diese Rechnungen vernichten.

Das bedeutet in der Praxis: Du brauchst auch nach der Betriebsaufgabe eine sichere Aufbewahrungsmöglichkeit — ob als physisches Archiv oder als digitale Lösung. Die Unterlagen müssen dem Finanzamt bei Bedarf weiterhin zugänglich gemacht werden können.

Auch für Steuererklärungen gilt: Bewahre sie mindestens so lange auf, bis der jeweilige Steuerbescheid bestandskräftig ist und keine Prüfung mehr droht. In vielen Fällen empfehlen Steuerberater:innen, die Steuererklärung sicherheitshalber 10 Jahre aufzubewahren.

Praktische Umsetzung für kleine Unternehmen

Die Aufbewahrungspflicht klingt nach viel Bürokratie — lässt sich aber mit einem klaren System gut in den Alltag integrieren. Gerade für kleine Betriebe in der Gastronomie, im Handel oder im Dienstleistungsbereich kommt es auf eine einfache, aber konsequente Archivstruktur an.

Branchenbeispiele — welche Unterlagen besonders wichtig sind:

Für einen Gastronomiebetrieb stehen Kassenberichte, Z-Bons, Lieferantenrechnungen und das Kassenbuch im Mittelpunkt. Diese Unterlagen sind bei Betriebsprüfungen im Gastgewerbe besonders häufig gefragt — hier lohnt sich eine saubere, tägliche Ablage.

Im Einzelhandel sind vor allem Wareneingangsrechnungen, Inventurlisten, Lieferscheine und Kassendaten relevant. Wer regelmäßig Inventur macht, sollte die Inventurunterlagen sorgfältig archivieren — sie gehören zu den 10-Jahres-Dokumenten.

Im Friseursalon oder Beauty-Studio fallen neben Kundenrechnungen und Kassendaten auch Mietverträge und Lieferantenbelege an. Hier ist eine digitale Lösung besonders praktisch, weil der Platzbedarf für ein Papierarchiv oft fehlt.

Empfohlene Ordnerstruktur für die digitale Archivierung:

• Rechnungen_Eingang
• Rechnungen_Ausgang
• Kontoauszüge
• Kasse (Z-Bons, Tagesberichte)
• Steuerunterlagen (Bescheide, Erklärungen)
• Jahresabschlüsse
• Verträge
• Korrespondenz (Handelsbriefe, E-Mails)

Checkliste Aufbewahrungspflicht — das Minimum für jeden Betrieb:

✅ Geschäftsunterlagen vollständig und geordnet archivieren

✅ Fristen je Dokumenttyp kennen und beachten (6 / 8 / 10 Jahre)

✅ Kassenbons auf Thermopapier zeitnah scannen

✅ E-Mails mit Geschäftsbezug im Originalformat sichern

✅ Digitale Archivierung GoBD-konform einrichten (Unveränderbarkeit, Protokollierung)

✅ Regelmäßige Datensicherung durchführen (mindestens monatlich)

✅ Verfahrensdokumentation für den Scanprozess erstellen

✅ Jährlich prüfen, welche Unterlagen vernichtet werden dürfen

✅ Bei Betriebsprüfung oder Einspruch: keine Vernichtung

FAQ

Was ist die Aufbewahrungspflicht?

Die Aufbewahrungspflicht ist die gesetzliche Verpflichtung, Geschäftsunterlagen über einen festgelegten Zeitraum vollständig, geordnet und lesbar zu archivieren. Rechtsgrundlagen sind vor allem § 257 HGB (für Kaufleute) und § 147 AO (für alle Steuerpflichtigen). Ziel ist es, dem Finanzamt bei Betriebsprüfungen die Nachprüfbarkeit aller Geschäftsvorfälle zu ermöglichen. Die Pflicht betrifft grundsätzlich alle Unternehmen, Selbstständigen und Freiberufler:innen in Deutschland.

Welche Unterlagen müssen Unternehmen aufbewahren?

Unternehmen müssen alle Unterlagen aufbewahren, die steuerlich oder handelsrechtlich relevant sind. Dazu gehören Rechnungen, Buchungsbelege, Kontoauszüge, Handelsbücher, Jahresabschlüsse, Geschäftsbriefe und geschäftliche E-Mails. Auch Steuerbescheide, Steuererklärungen, Inventare und Lohn- und Gehaltsabrechnungen fallen unter die Aufbewahrungspflicht. Die genaue Frist hängt vom Dokumenttyp ab und beträgt 6, 8 oder 10 Jahre.

Welche Unterlagen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden?

Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt für Handelsbücher, Jahresabschlüsse (Bilanz und GuV), Eröffnungsbilanzen, Inventare, Lageberichte, Konzernabschlüsse und Organisationsunterlagen zur Buchführung. Auch Steuerbescheide und Steuererklärungen sollten grundsätzlich 10 Jahre aufbewahrt werden. Diese Dokumente bilden die Grundlage jeder ordnungsgemäßen Buchführung und sind bei Betriebsprüfungen die am häufigsten angeforderten Unterlagen.

Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

Für Rechnungen gilt seit 2025 grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren (durch das BEG IV verkürzt von 10 Jahren). Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt oder empfangen wurde. Wichtig: Nach § 14b UStG muss die Lesbarkeit einer Rechnung weiterhin 10 Jahre gewährleistet sein. Bei digitalen Rechnungen bedeutet das, das elektronische Format dauerhaft verfügbar zu halten.

Gilt die Aufbewahrungspflicht auch für E-Mails?

Ja — geschäftliche E-Mails, die einen Bezug zu konkreten Geschäftsvorfällen haben, gelten als Handelsbriefe und unterliegen einer 6-jährigen Aufbewahrungspflicht. Dazu zählen Angebote, Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Reklamationen per E-Mail. Entscheidend: Die E-Mails müssen im elektronischen Originalformat archiviert werden. Ein Ausdruck allein reicht nicht — die GoBD verlangen die maschinelle Auswertbarkeit des Originals.

Wann dürfen Unterlagen vernichtet werden?

Unterlagen dürfen erst vernichtet werden, wenn die gesetzliche Aufbewahrungsfrist vollständig abgelaufen ist. Da die Frist am Jahresende beginnt, ergibt sich ein jährlicher Prüftermin: Anfang eines neuen Jahres kannst du prüfen, welche Dokumente aus dem Archiv entfernt werden dürfen. Beispiel: Handelsbriefe aus 2019 dürfen ab dem 01.01.2026 vernichtet werden (6 Jahre, Fristbeginn 31.12.2019). Beachte: Während laufender Betriebsprüfungen oder offener Rechtsbehelfsverfahren dürfen keine Unterlagen vernichtet werden.