Aufbewahrungspflicht

Was ist die Aufbewahrungspflicht?

Die Aufbewahrungspflicht ist eine gesetzliche Vorgabe, die dich als Unternehmer in Österreich dazu verpflichtet, bestimmte geschäftliche Unterlagen über einen festgelegten Zeitraum geordnet und zugänglich aufzubewahren. Dazu zählen unter anderem Bücher, Belege, Rechnungen, Jahresabschlüsse und Geschäftspapiere.

Der Zweck ist klar: Dein Betrieb soll jederzeit nachprüfbar bleiben — gegenüber dem Finanzamt, bei einer Betriebsprüfung oder im Rahmen eines Rechtsstreits. Die Aufbewahrungspflicht stellt sicher, dass abgeschlossene Geschäftsvorfälle auch Jahre später noch belegbar und nachvollziehbar sind.

Betroffen sind grundsätzlich alle Unternehmen in Österreich — unabhängig von Größe, Branche oder Rechtsform. Ob du ein Café betreibst, einen Friseursalon führst oder im Einzelhandel tätig bist: Sobald du unternehmerisch aktiv bist, gelten für dich Aufbewahrungspflichten. Auch Vereine und in bestimmten Fällen Privatpersonen können betroffen sein.

Die Aufbewahrungspflicht ist dabei nicht nur eine bürokratische Formalität. Sie schützt dich auch selbst — etwa bei Gewährleistungsansprüchen, Versicherungsfällen oder Streitigkeiten mit Lieferanten. Wer seine Unterlagen ordentlich archiviert, steht in solchen Situationen auf der sicheren Seite.

👉 Merke: Die Aufbewahrungspflicht betrifft nicht nur Papierbelege. Auch elektronische Aufzeichnungen, digitale Rechnungen und geschäftsrelevante E-Mails fallen darunter.

Welche Unterlagen musst du aufbewahren?

Die Aufbewahrungspflicht umfasst sämtliche Unterlagen, die für die ordnungsgemäße Buchführung, die Steuerveranlagung oder eine Abgabenprüfung relevant sind. Die Pflicht gilt unabhängig davon, ob du deine Dokumente in Papierform oder digital führst.

Buchhaltungsunterlagen und Geschäftspapiere

Hierzu zählen alle Unterlagen, die deine laufende Buchführung dokumentieren:

• Geschäftsbücher (Buchungsjournal, Hauptbuch, Nebenbücher)
• Aufzeichnungen nach BAO oder UGB (z. B. Kassenbuch, Wareneingangsbuch)
• Kontenpläne und Buchungslisten
• Organisationsunterlagen zur Buchführung (z. B. Verfahrensdokumentationen bei EDV-Systemen)
• Inventurlisten

Diese Unterlagen bilden die Grundlage deiner Rechnungslegung und müssen grundsätzlich 7 Jahre aufbewahrt werden.

Rechnungen und Belege

Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen gilt sowohl für Eingangs- als auch für Ausgangsrechnungen. Dazu kommen:

• Kassenbons und Registrierkassenbelege (Startbeleg, Monatsbeleg, Jahresbeleg, Datenerfassungsprotokolle)
• Bankbelege und Kontoauszüge
• Buchungsbelege (Zahlungsnachweise, Überweisungsbelege)

⚠️ Achtung: Auch Kleinbetragsrechnungen unter 150 Euro unterliegen grundsätzlich der Aufbewahrungspflicht. Bei Unternehmen mit überwiegend Kleinumsätzen (z. B. Tankstellen, Beherbergungsbetriebe) gibt es Erleichterungen bei Rechnungen unter 75 Euro — Durchschriften müssen dann nicht zwingend angefertigt werden.

Geschäftsbriefe und Korrespondenz

Zur Aufbewahrungspflicht gehören auch:

• Empfangene Geschäftsbriefe (Angebote, Auftragsbestätigungen, Mahnungen)
• Abschriften versendeter Geschäftsbriefe
• Geschäftsrelevante E-Mails und deren Anhänge

Die Aufbewahrungspflicht für E-Mails wird in der Praxis häufig unterschätzt. Jede E-Mail, die einen geschäftlichen Vorgang dokumentiert — etwa eine Auftragsbestätigung, eine Rechnung per E-Mail oder eine Vertragsverhandlung — muss archiviert werden. Dabei ist wichtig: Die E-Mail muss in der Form aufbewahrt werden, in der sie empfangen wurde. Ein bloßer Ausdruck reicht grundsätzlich nicht aus.

Personalunterlagen und Lohnunterlagen

Für die Aufbewahrungsfristen von Lohnunterlagen gelten teils unterschiedliche Vorschriften:

• Lohnzettel und Jahreslohnzettel: 7 Jahre (§ 132 BAO)
• Arbeitszeitaufzeichnungen: mindestens 2 Jahre (§ 26 AZG) — in der Praxis empfehlenswert: 7 Jahre
• Sozialversicherungsdokumente und Beitragsnachweise: 7 Jahre
• Dienstverträge, Dienstzettel und Beendigungsunterlagen: mindestens 3 Jahre nach Ende des Dienstverhältnisses, je nach Anspruchslage auch länger
• Aufzeichnungen über Arbeitsunfälle: mindestens 5 Jahre (§ 16 ASchG)
• Dienstzeugnisse: bis zu 30 Jahre (Verjährungsfrist des Ausstellungsanspruchs)

Lieferscheine und Kontoauszüge

Auch Lieferscheine unterliegen der Aufbewahrungspflicht, wenn sie als Buchungsbelege dienen oder steuerlich relevant sind. Die Aufbewahrungsfrist für Lieferscheine beträgt in der Regel 7 Jahre.

Gleiches gilt für Kontoauszüge: Sie dokumentieren Zahlungsflüsse und gelten als Buchungsbelege. Die Aufbewahrungspflicht für Kontoauszüge liegt ebenfalls bei 7 Jahren.

Was unterliegt nicht der Aufbewahrungspflicht?

Nicht alle Dokumente in deinem Unternehmen fallen automatisch unter die Aufbewahrungspflicht. Nicht archiviert werden müssen etwa:

• Rein interne Entwürfe ohne steuerliche Relevanz (z. B. Brainstorming-Notizen, interne Konzeptpapiere)
• Werbematerial ohne Buchungsbezug (z. B. Prospekte, Flyer, Kataloge)
• Private Korrespondenz von Mitarbeitern
• Allgemeine Brancheninformationen ohne konkreten Geschäftsbezug

Entscheidend ist immer die Frage: Kann das Dokument für die Buchführung, Steuerveranlagung oder eine mögliche Betriebsprüfung relevant sein? Wenn ja, fällt es unter die Aufbewahrungspflicht. Im Zweifelsfall gilt: lieber aufbewahren als zu früh vernichten.

Aufbewahrungsfristen in Österreich

Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht in Österreich beträgt für die meisten Geschäftsunterlagen 7 Jahre. Diese Frist ergibt sich aus § 132 BAO und § 212 UGB und gilt für Bücher, Belege, Rechnungen, Geschäftspapiere und Jahresabschlüsse. Für bestimmte Unterlagen — etwa im Zusammenhang mit Grundstücken — kann die Frist auf bis zu 22 Jahre steigen.

7 Jahre — die Standardfrist

Die Regelfrist von 7 Jahren ergibt sich aus § 132 Abs. 1 der Bundesabgabenordnung (BAO) und § 212 des Unternehmensgesetzbuchs (UGB). Sie gilt für:

• Bücher und Aufzeichnungen
• Belege und Rechnungen
• Geschäftspapiere und Korrespondenz
• Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte
• Steuerunterlagen und Lohnunterlagen
• Registrierkassenbelege und Datenerfassungsprotokolle

💡 Merke: Die 7-Jahres-Frist ist die Mindestdauer. In vielen Fällen empfiehlt es sich, Unterlagen freiwillig etwas länger aufzubewahren — etwa wegen laufender Gewährleistungsfristen oder offener Steuerbescheide.

Sonderfristen: 10, 12 und 22 Jahre

Für bestimmte Unterlagen gelten in Österreich verlängerte Aufbewahrungsfristen:

Die 22-Jahres-Frist betrifft insbesondere Unterlagen zu Grundstücken, die nach dem 31. März 2012 erstmals als Anlagevermögen verwendet wurden und im Zusammenhang mit umsatzsteuerfreien Vermietungen stehen.

Verlängerung bei laufenden Verfahren

Auch wenn die reguläre Aufbewahrungsfrist bereits abgelaufen ist, darfst du Unterlagen nicht vernichten, solange sie für ein anhängiges Verfahren relevant sind. Das betrifft:

• Laufende Betriebsprüfungen
• Anhängige Abgabenverfahren
• Gerichtliche Verfahren, in denen du Partei bist
• Steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen

In solchen Fällen verlängert sich die Aufbewahrungspflicht automatisch bis zum Abschluss des Verfahrens.

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Die Berechnung der Aufbewahrungsfrist folgt einer klaren Regel: Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung vorgenommen, der Beleg erstellt oder das Dokument empfangen bzw. versendet wurde.

Beispiel: Eine Eingangsrechnung vom 15. März 2024 muss bis zum 31. Dezember 2031 aufbewahrt werden. Erst ab dem 1. Jänner 2032 darfst du sie vernichten.

👉 Tipp: Bei der Fristberechnung zählt nicht das Belegdatum, sondern das Ende des jeweiligen Kalenderjahres. Das ist besonders bei Monatsbelegen, Kassenjournalen oder nachträglich erstellten Jahresabschlüssen relevant.

Abweichendes Wirtschaftsjahr: Wenn dein Wirtschaftsjahr nicht dem Kalenderjahr entspricht, beginnt die Frist mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem dein Wirtschaftsjahr endet. Endet dein Wirtschaftsjahr z. B. am 30. Juni 2024, läuft die 7-Jahres-Frist ab dem 31. Dezember 2024.

Gesetzliche Grundlagen der Aufbewahrungspflicht

Die Aufbewahrungspflicht in Österreich basiert auf drei zentralen Gesetzen, die sich gegenseitig ergänzen:

§ 132 Bundesabgabenordnung (BAO): Das ist die wichtigste Rechtsgrundlage. Sie regelt, dass Bücher, Aufzeichnungen, Belege und Geschäftspapiere mindestens 7 Jahre aufzubewahren sind. Die BAO gilt für alle abgabenpflichtigen Unternehmen.

§§ 190–212 Unternehmensgesetzbuch (UGB): Das UGB ergänzt die BAO um unternehmensrechtliche Aufbewahrungspflichten. Es betrifft insbesondere bilanzierende Unternehmen und Kapitalgesellschaften. § 212 UGB legt fest, dass Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Konzernabschlüsse, Geschäftsbriefe und Buchungsbelege 7 Jahre aufzubewahren sind — und darüber hinaus, solange sie für ein gerichtliches oder behördliches Verfahren relevant sind.

§ 18 Abs. 10 Umsatzsteuergesetz (UStG): Dieses Gesetz regelt die verlängerten Fristen für grundstücksbezogene Unterlagen (bis zu 22 Jahre) sowie die Aufbewahrungspflichten für Rechnungen gemäß den umsatzsteuerlichen Vorschriften.

Daneben gibt es weitere Spezialgesetze, die für bestimmte Branchen oder Bereiche relevant sein können — etwa das ASVG (Sozialversicherung), das AZG (Arbeitszeitgesetz), die RKSV (Registrierkassensicherheitsverordnung) oder die DSGVO.

⚠️ Achtung: Die verschiedenen Gesetze können für dasselbe Dokument unterschiedliche Fristen vorsehen. In diesem Fall gilt immer die längere Frist.

Papier oder digital: Wie dürfen Unterlagen aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungspflicht kannst du sowohl in Papierform als auch elektronisch erfüllen. Beide Formen sind grundsätzlich gleichwertig — allerdings gelten für die digitale Archivierung besondere Anforderungen.

Papierarchiv

Die klassische Aufbewahrung in Papierform bleibt weiterhin zulässig. Wichtig dabei:

• Unterlagen müssen geordnet und zugänglich aufbewahrt werden
• Sie müssen über die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben
• Bei Thermobelegen (z. B. Kassenbons) empfiehlt es sich, rechtzeitig eine Kopie anzufertigen, da die Schrift mit der Zeit verblasst
• Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen sollten grundsätzlich im Original aufbewahrt werden

Elektronische Archivierung

Die Aufbewahrung auf elektronischen Datenträgern ist gestattet, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Das gilt für:

• Digitale Rechnungen (PDF, XML)
• Gescannte Papierbelege
• EDV-Buchführungsdaten
• E-Mails mit geschäftlichem Inhalt
• Cloud-Archive und externe Datenträger

Bei EDV-Buchführung müssen alle Informationen zwingend auf elektronischen Datenträgern aufbewahrt und im Prüfungsfall der Finanzbehörde zugänglich gemacht werden.

⚠️ Achtung: Einfaches Scannen und Speichern auf einen USB-Stick reicht nicht aus. Der Datenträger muss die Unveränderbarkeit gewährleisten — z. B. durch einen WORM-Speicher (Write Once, Read Many) oder ein revisionssicheres Archivsystem.

Anforderungen an die digitale Aufbewahrung

Damit digitale Unterlagen die gesetzliche Aufbewahrungspflicht erfüllen, müssen sie über die gesamte Frist:

• Jederzeit verfügbar sein
• Vollständig und geordnet vorliegen
• Inhaltsgleich und urschriftgetreu wiedergegeben werden können
• Unveränderbar gespeichert sein (Protokollierung aller Änderungen)
• Maschinell auswertbar sein (bei EDV-Buchführung)

Zusätzlich muss sichergestellt sein, dass die Finanzbehörde bei einer Prüfung Zugriff auf die Daten erhält und diese maschinell auswerten kann.

DSGVO und Aufbewahrungspflicht

Ein häufiges Problem in der Praxis: Die DSGVO verlangt, personenbezogene Daten zu löschen, sobald der Verarbeitungszweck entfällt. Gleichzeitig schreibt das Steuerrecht vor, Unterlagen mit personenbezogenen Daten (z. B. Lohnunterlagen, Rechnungen mit Kundendaten) mindestens 7 Jahre aufzubewahren.

Die Lösung: Solange eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, hast du eine Rechtsgrundlage für die Speicherung — auch nach der DSGVO. Erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist greift die Löschpflicht. In der Praxis bedeutet das: Erstelle ein Löschkonzept, das die steuerlichen Fristen berücksichtigt. So bist du auf beiden Seiten abgesichert.

Typische Fehler bei der Aufbewahrung von Unterlagen

Viele Unternehmer machen bei der Aufbewahrung vermeidbare Fehler, die bei einer Betriebsprüfung teuer werden können:

• E-Mails nicht archiviert: Geschäftliche E-Mails (z. B. Auftragsbestätigungen, Rechnungen per E-Mail) werden gelöscht statt revisionssicher gespeichert. Die Aufbewahrungspflicht gilt aber auch für digitale Korrespondenz.
• Unsichere Cloud ohne Archivsystem: Dokumente werden in einer normalen Cloud (z. B. Dropbox, Google Drive) abgelegt, ohne dass Unveränderbarkeit und Protokollierung gewährleistet sind. Das erfüllt die gesetzlichen Anforderungen in der Regel nicht.
• Falsche Fristberechnung: Die Frist beginnt nicht ab Belegdatum, sondern ab Ende des Kalenderjahres. Wer zu früh vernichtet, verstößt gegen die Aufbewahrungspflicht.
• Belege auf Thermopapier verblassen: Kassenbons und Registrierkassenbelege auf Thermopapier werden unleserlich. Ohne rechtzeitige Kopie oder Scan fehlt der Beleg bei einer Prüfung.
• Originale nach Scan vernichtet — ohne revisionssicheres System: Originaldokumente dürfen nur dann vernichtet werden, wenn die digitale Kopie den gesetzlichen Anforderungen (Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Lesbarkeit) entspricht.
• Registrierkassendaten vergessen: Startbeleg, Monatsbelege, Jahresbelege und Datenerfassungsprotokolle unterliegen ebenfalls der 7-jährigen Aufbewahrungspflicht.

👉 Tipp: Prüfe einmal jährlich, ob dein Archivsystem alle Anforderungen erfüllt. So vermeidest du böse Überraschungen bei einer Betriebsprüfung.

Aufbewahrungspflicht bei Betriebsaufgabe oder Unternehmensverkauf

Auch wenn du dein Unternehmen auflöst, verkaufst oder übergibst, bleibt die Aufbewahrungspflicht bestehen. Die Pflicht endet nicht automatisch mit der Beendigung deiner unternehmerischen Tätigkeit.

Es gilt:

• Bei Betriebsaufgabe bist du als Unternehmer selbst verpflichtet, alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen für die volle Dauer sicher zu archivieren.
• Bei Unternehmensnachfolge (z. B. Verkauf, Einbringung, Erbschaft) geht die Aufbewahrungspflicht auf den Rechtsnachfolger über.
• Die Archivierung kann auch durch eine Steuerberatungskanzlei oder einen externen Dienstleister erfolgen — die Verantwortung bleibt aber beim Unternehmer oder Rechtsnachfolger.

💡 Merke: Bei einer Übergabe oder Liquidation solltest du einen geordneten Übergabeplan für archivierungspflichtige Unterlagen erstellen — idealerweise mit Fristenkontrolle und klarer Regelung, wer Zugriff hat.

Gilt die Aufbewahrungspflicht auch für Privatpersonen?

Grundsätzlich unterliegen Privatpersonen in Österreich keiner gesetzlichen Aufbewahrungspflicht nach der BAO. Dennoch gibt es Situationen, in denen eine freiwillige Aufbewahrung dringend empfehlenswert ist:

• Gewährleistung und Garantie: Rechnungen von Käufen (z. B. Haushaltsgeräte, Elektronik) solltest du mindestens 2 Jahre aufbewahren — das entspricht der gesetzlichen Gewährleistungsfrist.
• Handwerkerleistungen und Sanierungen: Belege für Bauleistungen, Renovierungen oder Sanierungen am Eigenheim solltest du bis zu 7 Jahre aufheben — besonders wenn steuerliche Förderungen in Anspruch genommen wurden.
• Grundstücke: Unterlagen über Grundstückskäufe oder -verkäufe können bis zu 22 Jahre relevant sein.
• Steuerunterlagen: Wenn du als Privatperson eine Steuererklärung abgibst (z. B. bei Vermietung, Kapitalerträgen oder selbständiger Nebentätigkeit), gelten die regulären Aufbewahrungsfristen nach der BAO.
• Versicherungen und Verträge: Laufende Verträge (z. B. Lebensversicherung, Kreditverträge) solltest du bis zur endgültigen Abwicklung aufbewahren.

⚠️ Achtung: Sobald du als Privatperson Einkünfte aus Vermietung, selbständiger Tätigkeit oder Kapitalerträgen erzielst, kannst du unter die steuerliche Aufbewahrungspflicht fallen.

Folgen bei Verstößen gegen die Aufbewahrungspflicht

Wenn du aufbewahrungspflichtige Unterlagen nicht, unvollständig oder unleserlich bereitstellst, kann das erhebliche Konsequenzen haben:

Schätzung durch die Finanzverwaltung (§ 184 BAO): Können Geschäftsvorfälle mangels Belegen nicht nachvollzogen werden, darf die Abgabenbehörde die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Das geschieht in der Regel zuungunsten des Unternehmens — etwa auf Basis von Branchenvergleichszahlen.

Finanzordnungswidrigkeit und Geldstrafen: Wer Unterlagen vorsätzlich nicht aufbewahrt, begeht eine Finanzordnungswidrigkeit gemäß § 51 FinStrG. Es drohen Geldstrafen, deren Höhe vom Einzelfall abhängt.

Verzögerungen bei Betriebsprüfungen: Fehlende Unterlagen erschweren die Zusammenarbeit mit der Finanzverwaltung und können zusätzliche Prüfmaßnahmen auslösen — das kostet Zeit und Nerven.

Beweisprobleme in Zivilverfahren: Ohne schriftliche Nachweise wird die Beweisführung bei Gewährleistungsfällen, Vertragsstreitigkeiten oder Eigentumsfragen deutlich schwieriger.

⚠️ Achtung: Auch bei digital archivierten Unterlagen gelten die gleichen Anforderungen. Wenn digitale Belege durch Datenverlust oder Systemfehler unlesbar werden, liegt ebenfalls ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht vor.

Praxis-Tipps: So hältst du die Aufbewahrungsfristen ein

Mit ein paar einfachen Maßnahmen kannst du die Einhaltung der Aufbewahrungspflicht deutlich vereinfachen:

• Einheitliche Ablagestruktur schaffen: Lege klare Ordner- und Dateinamen fest — getrennt nach Kalenderjahren und Dokumentarten (z. B. Rechnungen, Verträge, Kassenbelege, Personalunterlagen).
• Digitale Archivierung nutzen: Scanne Belege regelmäßig ein und speichere sie in einem revisionssicheren System — z. B. einer zertifizierten Buchhaltungssoftware oder einem WORM-Speicher.
• Fristenkontrolle einmal jährlich einplanen: Prüfe am Jahresanfang, welche Unterlagen aus dem ältesten aufbewahrungspflichtigen Jahr vernichtet werden dürfen und welche noch relevant sind.
• Verantwortlichkeiten intern klären: Lege fest, wer im Betrieb für die Archivierung zuständig ist — besonders bei Lohnunterlagen, Kassenbelegen und Korrespondenz.
• Kassensystem mit automatischer Archivierung nutzen: Moderne Kassensysteme speichern Belege, Tagesabschlüsse und Datenerfassungsprotokolle automatisch und gesetzeskonform.
• Steuerberater einbeziehen: Lass dir regelmäßig von deinem Steuerberater bestätigen, dass dein Archivierungssystem den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entspricht.

💡 Merke: Die Aufbewahrungspflicht betrifft nicht nur die Buchhaltung. Auch Geschäftsleitung, Personalverantwortliche und der IT-Bereich sollten die Anforderungen kennen.

FAQ

Wie lange gilt die Aufbewahrungspflicht in Österreich?

Die Aufbewahrungspflicht in Österreich beträgt für die meisten Geschäftsunterlagen 7 Jahre ab Ende des jeweiligen Kalenderjahres. Das ist in § 132 BAO und § 212 UGB geregelt. Für Grundstücksunterlagen gelten Fristen von bis zu 22 Jahren. Solange ein behördliches oder gerichtliches Verfahren anhängig ist, verlängert sich die Pflicht automatisch bis zum Abschluss des Verfahrens.

Wie lange müssen Rechnungen in Österreich aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt grundsätzlich 7 Jahre. Das gilt für Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kleinbetragsrechnungen sowie digitale Rechnungen (z. B. PDF-Rechnungen). Bei Rechnungen, die im Zusammenhang mit Grundstücken stehen, kann die Frist auf bis zu 22 Jahre steigen.

Welche Unterlagen müssen länger als 7 Jahre aufbewahrt werden?

Unterlagen im Zusammenhang mit Grundstücken müssen je nach Fall 12 oder 22 Jahre aufbewahrt werden (§ 18 Abs. 10 UStG). Aufzeichnungen zur Plattformhaftung und für den One-Stop-Shop (OSS) haben eine Frist von 10 Jahren. Unterlagen, die für ein anhängiges Verfahren relevant sind, müssen bis zum Abschluss dieses Verfahrens aufbewahrt werden — auch wenn die reguläre Frist bereits abgelaufen ist.

Gilt die Aufbewahrungspflicht auch für E-Mails?

Ja. Die Aufbewahrungspflicht für E-Mails gilt für alle geschäftsrelevanten E-Mails — also solche, die geschäftliche Vorgänge dokumentieren. Dazu zählen Auftragsbestätigungen, Rechnungen per E-Mail, Angebote und Vertragsverhandlungen. E-Mails müssen in ihrer ursprünglichen digitalen Form archiviert werden. Ein Ausdruck allein reicht grundsätzlich nicht.

Müssen Lieferscheine aufbewahrt werden?

Ja, Lieferscheine unterliegen der Aufbewahrungspflicht, sofern sie als Buchungsbelege dienen oder steuerlich relevant sind. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 7 Jahre. In der Praxis empfiehlt sich eine systematische Ablage zusammen mit den dazugehörigen Rechnungen.

Kann ich Belege digital aufbewahren?

Ja, die digitale Aufbewahrung ist zulässig — vorausgesetzt, die Unterlagen sind über die gesamte Frist vollständig, unveränderbar, lesbar und jederzeit verfügbar. Einfaches Scannen auf einen USB-Stick reicht nicht. Es muss ein revisionssicheres System verwendet werden, z. B. ein WORM-Speicher oder eine zertifizierte Buchhaltungssoftware.

Gilt die Aufbewahrungspflicht auch für Privatpersonen?

Grundsätzlich besteht für Privatpersonen in Österreich keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht nach der BAO. Allerdings ist eine freiwillige Aufbewahrung empfehlenswert — z. B. für Kaufbelege (2 Jahre Gewährleistung), Handwerkerrechnungen (bis zu 7 Jahre) oder Grundstücksunterlagen (bis zu 22 Jahre). Sobald du Einkünfte aus Vermietung oder selbständiger Tätigkeit erzielst, gelten die regulären steuerlichen Fristen.

Was passiert, wenn ich Unterlagen nicht aufbewahre?

Bei Verstößen gegen die Aufbewahrungspflicht drohen mehrere Konsequenzen: Die Finanzverwaltung kann die Besteuerungsgrundlagen schätzen — meist zuungunsten des Unternehmens. Bei vorsätzlicher Nichtaufbewahrung handelt es sich um eine Finanzordnungswidrigkeit mit möglichen Geldstrafen. Zusätzlich können Beweisprobleme in zivilrechtlichen Streitigkeiten entstehen.