Kassenbericht

Was ist ein Kassenbericht?

Der Kassenbericht dokumentiert sämtliche Bargeldbewegungen eines Geschäftstages. Er erfasst, wie viel Bargeld zu Beginn des Tages in der Kasse lag, welche Einnahmen und Ausgaben im Tagesverlauf hinzukamen und wie hoch der Kassenbestand am Ende des Tages ist.

Hauptzweck des Kassenberichts ist die Ermittlung der Tageslosung — also des tatsächlichen Tagesumsatzes in bar. Dafür wird der gezählte Kassenbestand am Abend mit dem Anfangsbestand des Morgens verglichen und um Entnahmen sowie Einlagen bereinigt.

Für Betriebe mit Barverkehr — etwa Gastronomie, Einzelhandel, Friseursalons oder Markthandel — ist der Kassenbericht ein zentrales Dokument der ordnungsgemäßen Kassenführung. Er schafft eine lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Bargeldflüsse und bildet die Grundlage für die weiterführende Buchhaltung.

💡 Merke: Ohne täglichen Kassenbericht lässt sich die Tageslosung nicht nachvollziehbar ermitteln. Das kann bei einer Betriebsprüfung zu Problemen führen.

Kassenbericht vs. Kassenbuch — der Unterschied

Der Kassenbericht und das Kassenbuch werden häufig verwechselt, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben. Der Kassenbericht ist ein tagesbezogenes Dokument, das die Bargeldbewegungen eines einzelnen Geschäftstages zusammenfasst. Das Kassenbuch hingegen ist ein fortlaufendes Verzeichnis, das alle Bargeschäfte chronologisch über einen längeren Zeitraum dokumentiert.

In der Praxis bildet der Kassenbericht die Grundlage für das Kassenbuch. Die Ergebnisse des täglichen Kassenberichts — insbesondere die Tageslosung und der Kassenendbestand — werden in das Kassenbuch übertragen.

👉 Tipp: Mehr zum Thema Kassenbuch und wie du es richtig führst, findest du in unserem separaten Leitfaden zum Kassenbuch.

Wer muss einen Kassenbericht erstellen?

Grundsätzlich gilt: Wer buchführungspflichtig ist und Bareinnahmen erzielt, muss seine Kassenführung ordnungsgemäß dokumentieren. Die Buchführungspflicht ergibt sich aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und greift für Gewerbetreibende, deren Umsatz 700.000 € im Kalenderjahr übersteigt oder deren Gewinn über 60.000 € liegt.

Für Unternehmen mit einer offenen Ladenkasse — also ohne elektronische Registrierkasse — ist der tägliche Kassenbericht in der Praxis Pflicht. Denn nur mit einem vollständigen Kassenbericht lässt sich die Tageslosung nachvollziehbar ermitteln.

Betriebe, die eine elektronische Registrierkasse nutzen, sind in vielen Fällen ebenfalls verpflichtet, ihre Bareinnahmen zu dokumentieren. Die Registrierkasse erstellt zwar automatisch einen Tagesabschluss (Z-Bon), doch je nach Betrieb kann ein ergänzender Kassenbericht sinnvoll sein — etwa wenn zusätzlich eine Handkasse geführt wird.

Auch wer seinen Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ermittelt und nicht buchführungspflichtig ist, sollte den Kassenbericht kennen: Wer freiwillig ein Kassenbuch führt, muss dies nach denselben Grundsätzen tun wie ein buchführungspflichtiger Betrieb. Außerdem verlangt § 22 UStG eine Einzelaufzeichnungspflicht für umsatzsteuerliche Zwecke.

⚠️ Achtung: Wer freiwillig ein Kassenbuch führt, muss dies ordnungsgemäß tun. Ein fehlerhaftes Kassenbuch kann bei der Betriebsprüfung mehr Schaden anrichten als gar keines.

Pflichtangaben im Kassenbericht

Damit ein Kassenbericht den Anforderungen der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) und der GoBD entspricht, muss er bestimmte Pflichtangaben enthalten. Das Finanzamt erwartet eine vollständige und nachvollziehbare Dokumentation aller Bargeldbewegungen.

Die folgenden Angaben gehören in jeden Kassenbericht:

Zu jedem Kassenbericht gehören die entsprechenden Belege. Einnahmen und Ausgaben ohne Beleg sind ein häufiger Grund für Beanstandungen bei Betriebsprüfungen. Wenn kein externer Beleg vorhanden ist — etwa bei Trinkgeld oder kleineren Ausgaben — sollte ein Eigenbeleg erstellt werden.

💡 Merke: Der Kassenanfangsbestand eines Tages muss immer exakt dem Endbestand des Vortages entsprechen. Abweichungen sind ein typisches Warnsignal bei Prüfungen.

Kassenbericht richtig ausfüllen — Schritt für Schritt

Ein Kassenbericht wird am Ende jedes Geschäftstages erstellt. Die Grundlage bildet der tatsächlich gezählte Kassenbestand. In drei Schritten kommst du zum fertigen Kassenbericht.

Zählprotokoll erstellen

Am Ende des Geschäftstages wird das gesamte Bargeld in der Kasse gezählt und im Zählprotokoll festgehalten. Das Zählprotokoll listet alle Münzen und Scheine nach Stückelung auf und errechnet den Ist-Bestand der Kasse.

Das Zählprotokoll ist ein wichtiger Bestandteil des Kassenberichts. Es belegt, dass der Kassenbestand tatsächlich gezählt und nicht nur rechnerisch ermittelt wurde. Bei einer Kassen-Nachschau gehört das Zählprotokoll zu den Dokumenten, die Prüfer regelmäßig sehen wollen.

Kassenbestand ermitteln

Der im Zählprotokoll ermittelte Ist-Bestand wird als Kassenendbestand in den Kassenbericht übernommen. Vom gezählten Gesamtbetrag wird in der Regel das Wechselgeld abgezogen, das am nächsten Tag wieder als Anfangsbestand in der Kasse liegt.

Beispiel: Der Ist-Bestand beträgt 823,50 €. Davon bleiben 150,00 € als Wechselgeld für den nächsten Tag in der Kasse. Die Differenz — 673,50 € — geht in die weitere Berechnung ein.

Tageslosung berechnen

Die Tageslosung ist der zentrale Wert des Kassenberichts. Sie gibt an, wie viel dein Betrieb an diesem Tag tatsächlich in bar eingenommen hat. In der Praxis wird die Tageslosung retrograd berechnet — also vom Endbestand rückwärts. Die genaue Formel und den Unterschied zur progressiven Methode findest du im nächsten Abschnitt.

Kurzformel (retrograd):

Tageslosung = Kassenendbestand − Kassenanfangsbestand + Barausgaben + Privatentnahmen + Bankeinzahlungen − Bareinlagen − Privateinlagen

👉 Tipp: Trage die Tageslosung sofort nach dem Zählen in den Kassenbericht ein. Je mehr Zeit zwischen dem Zählen und dem Eintragen vergeht, desto höher ist das Fehlerrisiko.

Beispiel für einen ausgefüllten Kassenbericht

So sieht ein vollständig ausgefüllter Kassenbericht in der Praxis aus — hier am Beispiel eines kleinen Cafés mit offener Ladenkasse:

In diesem Beispiel wurde die Tageslosung retrograd berechnet. Der Kassenanfangsbestand von 150,00 € entspricht dem Wechselgeld, das am Morgen eingelegt wurde. Alle Barausgaben sind mit Belegnummer dokumentiert.

👉 Tipp: Nutze dieses Kassenbericht-Beispiel als Orientierung für deinen eigenen Betrieb. Passe die Positionen an deine tatsächlichen Geschäftsvorfälle an — etwa Trinkgeld, Personalvorschüsse oder mehrere Bankeinzahlungen pro Tag.

Retrograder und progressiver Kassenbericht

Die Tageslosung lässt sich auf zwei Wegen berechnen: retrograd (rückwärts) oder progressiv (vorwärts). In der Praxis ist die retrograde Methode der Standard — sie wird vom Finanzamt bevorzugt und ist für Betriebe mit offener Ladenkasse die gängige Vorgehensweise.

Retrograd bedeutet: Du startest mit dem gezählten Kassenendbestand und rechnest zurück, um die Tageslosung zu ermitteln. Die Formel lautet:
👉 Kassenendbestand (gezählt) − Kassenanfangsbestand + Barausgaben + Privatentnahmen + Bankeinzahlungen − Bareinlagen = Tageslosung

Progressiv bedeutet: Du startest mit den einzeln erfassten Einnahmen und rechnest den erwarteten Endbestand vorwärts. Diese Methode setzt voraus, dass jede einzelne Bareinnahme sofort erfasst wird — in der Praxis bei offenen Ladenkassen kaum umsetzbar.

⚠️ Achtung: Der retrograde Kassenbericht wird vom Finanzamt als Standard angesehen. Bei einer offenen Ladenkasse ist die progressive Methode in der Regel nicht als alleinige Grundlage ausreichend, weil sie keine unabhängige Kontrolle durch den gezählten Bestand bietet.

Kassenbericht bei offener Ladenkasse

Eine offene Ladenkasse ist jede Kasse, die nicht elektronisch aufzeichnet — also eine klassische Geldkassette, Schublade oder Handkasse. Betriebe wie Friseursalons, Cafés, Marktstände, Imbisse oder kleine Einzelhändler arbeiten häufig mit einer offenen Ladenkasse.

Für diese Betriebe ist der tägliche Kassenbericht besonders wichtig, denn die offene Ladenkasse erzeugt keine automatischen Aufzeichnungen. Anders als bei einer Registrierkasse gibt es keinen Z-Bon, der die Tageseinnahmen dokumentiert. Der Kassenbericht ist in diesem Fall das einzige Dokument, das die Bargeldbewegungen des Tages nachvollziehbar macht.

In der Praxis funktioniert das so:

• Zu Beginn des Tages zählst du das Wechselgeld (= Kassenanfangsbestand) und dokumentierst den Betrag.
• Im Tagesverlauf sammeln sich Bareinnahmen und Barausgaben in der Kasse.
• Am Ende des Tages zählst du den gesamten Kassenbestand, erstellst das Zählprotokoll und ermittelst die Tageslosung retrograd.

Beim Wechselgeld gilt: Der Wechselgeldbetrag, den du morgens einlegst, ist eine Bareinlage — kein Umsatz. Er muss im Kassenbericht sauber vom tatsächlichen Tagesumsatz getrennt werden. Viele Betriebe arbeiten mit einem festen Wechselgeldbestand (z. B. 150 €), der jeden Morgen gleich bleibt.

👉 Tipp: Halte den Wechselgeldbestand täglich konstant. Das vereinfacht die Berechnung und macht Abweichungen sofort sichtbar.

Kassenbericht Vorlage, Excel oder Software

Für die Erstellung des Kassenberichts gibt es drei gängige Wege: handschriftlich, per Excel-Vorlage oder mit einer Buchhaltungssoftware. Welche Methode sinnvoll ist, hängt von der Betriebsgröße und dem Bargeldvolumen ab.

Handschriftlich (Vordruck / Kassenberichtsheft): Ein gedrucktes Kassenberichtsformular oder ein Kassenberichtsheft ist die einfachste Lösung. Ein gutes Kassenbericht-Muster hilft dir, die Pflichtfelder korrekt auszufüllen und nichts zu vergessen. Du füllst täglich die Felder per Hand aus, heftest die Belege ab und archivierst den Bericht. Für kleine Betriebe mit wenig Barverkehr ist das ausreichend.

Excel-Vorlage: Eine Excel-Tabelle für den Kassenbericht bietet den Vorteil, dass Berechnungen — etwa die Tageslosung — automatisch erfolgen. Allerdings erfüllt eine Excel-Datei nicht ohne Weiteres die GoBD-Anforderungen: Änderungen sind nachträglich möglich und nicht revisionssicher dokumentiert.

Buchhaltungssoftware (DATEV, Lexware & Co.): Softwarelösungen erstellen den Kassenbericht digital, erfassen Belege elektronisch und übertragen die Daten automatisch in die Buchhaltung. Der Kassenbericht wird revisionssicher gespeichert und ist jederzeit nachvollziehbar.

⚠️ Achtung: Wenn du Excel für den Kassenbericht nutzt, akzeptiert das Finanzamt dies grundsätzlich — aber nur, wenn die Datei nicht nachträglich veränderbar ist. In der Praxis empfiehlt es sich, die fertige Excel-Datei als PDF zu speichern und zusammen mit dem Original zu archivieren.

Typische Fehler beim Kassenbericht

Fehler in der Kassenführung gehören zu den häufigsten Beanstandungen bei Betriebsprüfungen. Schon kleine Ungenauigkeiten können dazu führen, dass das Finanzamt die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung anzweifelt — mit der Folge, dass Umsätze geschätzt und nachversteuert werden.

Die häufigsten Fehler:

• Negativer Kassenbestand: Der Kassenbericht weist einen Minusbestand aus. Das ist physisch unmöglich — in einer Kasse kann nicht weniger als null Euro liegen. Ein negativer Bestand deutet auf fehlende Einnahmen oder falsche Buchungen hin.
• Fehlende Belege: Einnahmen oder Ausgaben ohne Beleg sind ein sofortiger Beanstandungsgrund. Eigenbelege können helfen, müssen aber plausibel und vollständig sein.
• Lückenhafte Aufzeichnungen: Einzelne Tage ohne Kassenbericht oder Kassenberichte ohne fortlaufende Nummerierung. Jeder Geschäftstag mit Barverkehr braucht einen eigenen Kassenbericht.
• Nachträgliche Änderungen: Kassenberichte dürfen nicht nachträglich geändert werden. Korrekturen müssen als solche erkennbar und dokumentiert sein — der ursprüngliche Eintrag muss lesbar bleiben.
• Anfangsbestand ≠ Endbestand Vortag: Wenn der Kassenanfangsbestand nicht exakt dem Endbestand des Vortages entspricht, fehlt die Kassensturzfähigkeit.

Die Konsequenzen bei gravierenden Mängeln: Das Finanzamt kann die Buchführung verwerfen und eigene Schätzungen vornehmen (§ 162 AO). Diese Hinzuschätzungen fallen in der Regel deutlich höher aus als der tatsächliche Umsatz — und betreffen neben der Einkommensteuer auch die Umsatzsteuer und Gewerbesteuer.

💡 Merke: Ein sauber geführter Kassenbericht ist die beste Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung. Wer täglich 5 Minuten investiert, spart im Ernstfall erheblichen Ärger und Geld.

Kassennachschau — was das Finanzamt prüft

Seit 2018 kann das Finanzamt eine Kassennachschau durchführen — eine unangekündigte Prüfung der Kassenführung vor Ort. Die Rechtsgrundlage ist § 146b AO. Im Gegensatz zur regulären Betriebsprüfung braucht das Finanzamt dafür keine vorherige Ankündigung.

Der Prüfer erscheint während der Geschäftszeiten und verlangt Einsicht in die Kassenaufzeichnungen. In der Praxis wird geprüft:

• Ist ein aktueller Kassenbericht vorhanden?
• Stimmt der gezählte Kassenbestand mit dem dokumentierten Bestand überein (Kassensturz)?
• Sind die Kassenberichte fortlaufend nummeriert und vollständig?
• Gibt es ein Zählprotokoll?
• Sind alle Belege vorhanden und zugeordnet?

Wenn bei der Kassen-Nachschau erhebliche Mängel festgestellt werden, kann der Prüfer direkt in eine vollständige Außenprüfung übergehen. Deshalb ist es wichtig, die Kassenunterlagen jederzeit griffbereit und aktuell zu halten.

👉 Tipp: Bewahre Kassenberichte, Zählprotokolle und Belege des aktuellen Monats immer direkt an der Kasse auf. So bist du bei einer Kassen-Nachschau sofort auskunftsfähig.

Häufige Fragen

Muss der Kassenbericht täglich erstellt werden?

Ja, grundsätzlich muss für jeden Geschäftstag mit Barverkehr ein eigener Kassenbericht erstellt werden. Das ergibt sich aus der Pflicht zur täglichen Aufzeichnung von Kasseneinnahmen und -ausgaben. Der Kassenbericht wird am Ende des Geschäftstages ausgefüllt, nachdem der Kassenbestand gezählt wurde. An Tagen ohne Barverkehr — etwa Sonn- und Feiertagen oder Betriebsruhetagen — ist kein Kassenbericht notwendig, sofern keine Bargeldbewegung stattgefunden hat.

Kann man einen Kassenbericht nachträglich erstellen?

Das ist problematisch. Kassenberichte müssen zeitnah erstellt werden — also am jeweiligen Geschäftstag oder spätestens am Folgetag. Nachträglich erstellte Kassenberichte verlieren ihre Beweiskraft, weil der tatsächliche Kassenbestand nicht mehr gezählt werden kann. Bei einer Betriebsprüfung können nachträglich erstellte Berichte als formeller Mangel gewertet werden, was die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung gefährdet.

Ist ein Kassenbericht bei Registrierkassen nötig?

Bei einer TSE-konformen Registrierkasse erstellt das System automatisch einen Tagesabschluss (Z-Bon), der die wesentlichen Kassendaten enthält. Ein separater Kassenbericht ist in diesem Fall nicht zwingend erforderlich, sofern der Z-Bon alle Pflichtangaben abdeckt. Führst du jedoch zusätzlich eine Handkasse oder eine Trinkgeldkasse, solltest du dafür einen eigenen Kassenbericht erstellen.

Braucht man immer ein Zählprotokoll?

Gesetzlich ist das Zählprotokoll nicht ausdrücklich vorgeschrieben. In der Praxis wird es jedoch dringend empfohlen, weil es die Kassensturzfähigkeit belegt. Das Zählprotokoll beweist, dass der Kassenbestand tatsächlich gezählt und nicht nur rechnerisch ermittelt wurde. Gerade bei einer Kassen-Nachschau erwarten Prüfer in der Regel ein aktuelles Zählprotokoll.

Wie lange muss ein Kassenbericht aufbewahrt werden?

Kassenberichte sind Buchungsbelege und unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Die Frist beträgt grundsätzlich 10 Jahre (§ 147 Abs. 1 AO). Das gilt sowohl für den Kassenbericht selbst als auch für die zugehörigen Belege und Zählprotokolle. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Kassenbericht erstellt wurde.

Gibt es eine Kassenbericht-Vorlage als PDF?

Ja, im Internet findest du kostenlose Kassenbericht-Vorlagen als PDF zum Ausdrucken und Ausfüllen. Daneben gibt es auch Excel-Vorlagen, die Berechnungen wie die Tageslosung automatisch durchführen. Beachte bei Excel-Dateien, dass sie nicht automatisch GoBD-konform sind — Änderungen bleiben nachträglich möglich und sind nicht revisionssicher dokumentiert. Für den Einstieg sind beide Varianten nützlich. Achte darauf, die fertige Excel-Tabelle zusätzlich als PDF zu sichern und zusammen mit dem Original aufzubewahren.