Kleinbetragsrechnung

Was ist eine Kleinbetragsrechnung?

Eine Kleinbetragsrechnung ist eine vereinfachte Rechnung für Beträge bis 400 Euro brutto. Die rechtliche Grundlage bildet § 11 Abs. 6 UStG 1994. Im Vergleich zur vollständigen Rechnung entfallen dabei mehrere Pflichtangaben — etwa die Empfängeradresse oder eine fortlaufende Rechnungsnummer.

Für kleine Unternehmen ist diese Vereinfachung im Alltag unverzichtbar. Ob Kassenbon im Café, Beleg im Friseursalon oder Paragon im Einzelhandel: Wer regelmäßig viele Kleinbeträge abrechnet, spart mit der vereinfachten Rechnung erheblich Zeit und Aufwand. Trotzdem berechtigt sie den Empfänger grundsätzlich zum Vorsteuerabzug — vorausgesetzt, alle Pflichtangaben sind korrekt.

💡 Merke: Eine Kleinbetragsrechnung ist keine „schlechtere" Rechnung. Sie ist eine gesetzlich vorgesehene Erleichterung, die dieselbe steuerliche Wirkung hat wie eine Vollrechnung — solange die formalen Anforderungen stimmen.

Grenze der Kleinbetragsrechnung (400 Euro brutto)

Die entscheidende Grenze liegt bei 400 Euro brutto — also inklusive Umsatzsteuer. Dieser Betrag gilt seit dem 1. März 2014 und ist auch 2026 unverändert gültig.

Ob eine Rechnung als Kleinbetragsrechnung zählt, hängt ausschließlich vom Gesamtbetrag inklusive USt ab. Die folgenden Werte gelten nach aktuellem Rechtsstand 2026:

⚠️ Achtung: Überschreitet der Bruttobetrag auch nur um einen Cent die 400-Euro-Grenze, gelten die vollständigen Rechnungsanforderungen nach § 11 UStG. Ein häufiger Fehler in der Praxis — mit direkten Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug des Empfängers.

👉 Wichtig ist auch: Die Grenze bezieht sich auf die einzelne Rechnung, nicht auf einen Tagesumsatz. Du darfst also mehrere Kleinbetragsrechnungen pro Tag und Kunde ausstellen — vorausgesetzt, es handelt sich um getrennte Geschäftsvorfälle und nicht um eine künstliche Aufteilung.

Pflichtangaben einer Kleinbetragsrechnung

Auch bei der vereinfachten Rechnung gibt es sechs Pflichtangaben, die vollständig und korrekt vorhanden sein müssen. Fehlt auch nur eine davon, ist der Vorsteuerabzug für den Empfänger grundsätzlich gefährdet.

Diese Angaben sind zwingend erforderlich:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Ware oder erbrachten Leistung
• Gesamtbetrag der Rechnung (Bruttobetrag inklusive USt)
• Steuersatz in Prozent (z. B. 20 %, 13 % oder 10 %)
• Tag der Lieferung oder Zeitraum der Leistung

👉 Tipp: Wenn Rechnungsdatum und Lieferdatum identisch sind, reicht ein Vermerk wie „Rechnungsdatum = Lieferdatum". Das spart Platz auf dem Beleg und ist rechtlich zulässig.

Die folgende Tabelle zeigt alle Rechnungsmerkmale in Österreich im direkten Vergleich — Kleinbetragsrechnung versus Vollrechnung. Für Unternehmen, die im Firmenbuch eingetragen sind (GmbH, KG, AG), gelten zusätzliche Anforderungen nach § 14 UGB: Firma, Rechtsform, Firmensitz, Firmenbuchgericht und Firmenbuchnummer müssen auf der Rechnung stehen — unabhängig vom Rechnungsbetrag.

Welche Angaben dürfen entfallen?

Der wesentliche Vorteil der Kleinbetragsrechnung liegt darin, dass vier Angaben nicht verpflichtend sind, die bei einer normalen Rechnung zwingend draufstehen müssen.

Folgende Angaben entfallen bei der Kleinbetragsrechnung:

• Name und Anschrift des Leistungsempfängers — du musst nicht eintragen, an wen die Rechnung geht
• UID-Nummer des Ausstellers (und des Empfängers)
• Fortlaufende Rechnungsnummer — die bei Vollrechnungen nach § 11 Abs. 1 UStG Pflicht ist
• Getrennter Ausweis von Nettobetrag und Umsatzsteuerbetrag — der Bruttobetrag in Kombination mit dem Steuersatz reicht aus

Das bedeutet in der Praxis: Ein Kassenbon, der den Firmennamen, das Datum, die Artikel mit Menge, den Gesamtbetrag, den Steuersatz und das Lieferdatum enthält, erfüllt bereits alle Anforderungen.

⚠️ Achtung: Wenn du die Empfängerangaben freiwillig hinzufügst, müssen diese korrekt sein. Fehlerhafte freiwillige Angaben können bei einer Betriebsprüfung zu Problemen führen — insbesondere wenn der Name des Leistungsempfängers falsch geschrieben ist.

Vorsteuerabzug bei Kleinbetragsrechnungen

Der Empfänger einer Kleinbetragsrechnung hat grundsätzlich Anspruch auf Vorsteuerabzug — auch ohne getrennte Ausweisung von Nettobetrag und Umsatzsteuer. Der Steuerbetrag wird rechnerisch aus dem Bruttobetrag und dem angegebenen Steuersatz ermittelt.

Rechenbeispiel:
Ein Friseur kauft Arbeitsbekleidung um 198 Euro brutto (inkl. 20 % USt).
Die Berechnung der Vorsteuer funktioniert so: 198,00 € ÷ 1,20 × 0,20 = 33,00 € Vorsteuer

Diese 33 Euro kann der Friseur als Vorsteuer geltend machen — vorausgesetzt, die Kleinbetragsrechnung enthält alle sechs Pflichtangaben und der Einkauf betrifft sein Unternehmen.

Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug im Überblick:

• Rechnung enthält alle Pflichtangaben vollständig und korrekt
• Der Leistungsempfänger ist Unternehmer im Sinne des UStG
• Die Leistung dient dem Unternehmen (nicht privat)
• Der Bruttobetrag liegt unter 400 Euro
• Der Steuersatz ist korrekt angegeben

💡 Merke: Fehlt der Steuersatz oder ist er falsch, geht der Vorsteuerabzug verloren — unabhängig davon, ob der Betrag unter 400 Euro liegt. Gerade bei Kassenbons mit gemischten Steuersätzen (z. B. 10 % und 20 %) lohnt sich ein genauer Blick.

Kleinunternehmerregelung und Kleinbetragsrechnung

Kleinunternehmer nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG sind von der Umsatzsteuer befreit, solange ihr Jahresumsatz 55.000 Euronicht übersteigt. Seit der Neuregelung 2025 dürfen sie vereinfachte Rechnungen grundsätzlich unabhängig von der 400-Euro-Grenze ausstellen.

Das bedeutet: Ein Kleinunternehmer kann auch für einen Auftrag über 600 oder 800 Euro eine Rechnung mit vereinfachten Angaben ausstellen. Das ist jedoch keine klassische Kleinbetragsrechnung im Sinne des § 11 Abs. 6 UStG, sondern eine steuerbefreite Rechnung nach der Kleinunternehmerregelung.

Der entscheidende Unterschied:

⚠️ Achtung: Auf Rechnungen von Kleinunternehmern muss ein klarer Hinweis stehen, etwa: „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG." Statt eines Steuersatzes wird dieser Befreiungsvermerk angegeben.

Ausnahmen – wann keine Kleinbetragsrechnung zulässig ist

Nicht in jedem Fall darfst du die vereinfachte Rechnungsform nutzen. § 11 Abs. 6 UStG schließt bestimmte Geschäftsvorfälle ausdrücklich aus.

Keine Kleinbetragsrechnung möglich bei:

• Versandhandel — auch wenn der Betrag unter 400 Euro liegt, ist bei Versandgeschäften eine vollständige Rechnung erforderlich
• Innergemeinschaftliche Lieferungen — bei B2B-Geschäften innerhalb der EU müssen beide UID-Nummern angegeben werden
• Reverse-Charge-Verfahren — wenn die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht, gelten besondere Rechnungsanforderungen
• Rechnungen über 400 Euro brutto — ab diesem Betrag greifen automatisch die vollständigen Anforderungen nach § 11 Abs. 1 UStG

In der Praxis betrifft das vor allem Unternehmen, die Waren an Geschäftskunden im EU-Ausland liefern. Hier hilft die vereinfachte Rechnung nicht — auch nicht bei Kleinbeträgen.

👉 Tipp: Im Zweifelsfall lieber eine vollständige Rechnung ausstellen. Mehr Angaben schaden nie, fehlende Angaben können aber den Vorsteuerabzug des Empfängers gefährden.

Kleinbetragsrechnung in der Praxis – Beispiele und Muster

In vielen Branchen ist die Kleinbetragsrechnung der Standardbeleg. Der klassische Kassenbon im Einzelhandel, die Quittung im Café oder der Beleg im Friseursalon sind in den meisten Fällen Kleinbetragsrechnungen.

Beispiel: Kassenbon in einem Wiener Café
Ein Gast bestellt Kaffee und Kuchen um 12,80 Euro. Der Kassenbon enthält: Name und Adresse des Cafés, Datum, „1× Melange, 1× Apfelstrudel", den Gesamtbetrag von 12,80 € inkl. 10 % USt und das Lieferdatum. Damit sind alle sechs Pflichtangaben erfüllt — die Rechnung ist gültig.

Beispiel: Beleg im Friseursalon
Ein Haarschnitt kostet 45 Euro brutto. Der Kassenbeleg zeigt: Salonname mit Adresse, Datum, „1× Herrenhaarschnitt", 45,00 € inkl. 20 % USt. Der Kunde kann als Unternehmer 7,50 Euro Vorsteuer geltend machen.

Beispiel: Einzelhandel
Ein Unternehmer kauft Büromaterial um 36 Euro brutto. Der Kassenbon enthält alle Pflichtangaben inklusive 20 % Steuersatz. Die Vorsteuer beträgt 6 Euro.

So sollte eine Kleinbetragsrechnung aufgebaut sein:

• Firmenname und vollständige Adresse (oben)
• Datum der Ausstellung
• Auflistung der Artikel mit Menge und Bezeichnung
• Gesamtbetrag brutto
• Steuersatz in Prozent
• Liefer- oder Leistungsdatum

💡 Merke: Du brauchst keine eigene Vorlage, wenn dein Kassensystem die sechs Pflichtangaben automatisch auf den Bon druckt. Die meisten modernen Registrierkassen erfüllen diese Anforderungen bereits standardmäßig.

Häufige Fehler und Risiken bei der Betriebsprüfung

Auch wenn die Kleinbetragsrechnung weniger Anforderungen hat als eine Vollrechnung — Fehler passieren in der Praxis häufig. Bei einer Betriebsprüfung können diese Fehler teuer werden.

Die häufigsten Stolperfallen:

• Fehlender Steuersatz — „inkl. USt" reicht nicht. Der Steuersatz muss als Prozentangabe (z. B. 20 %) auf dem Beleg stehen.
• Grenze überschritten — ein Bruttobetrag von 400,01 Euro macht aus der Kleinbetragsrechnung eine unvollständige Vollrechnung. Die Vorsteuer ist dann nicht abzugsfähig.
• Unvollständige Adresse — „Café Maria, Wien" reicht nicht. Straße und Hausnummer müssen angegeben sein.
• Fehlendes Lieferdatum — wird oft vergessen, ist aber Pflicht. Ohne Lieferdatum kein Vorsteuerabzug.
• Künstliche Rechnungsteilung — eine Gesamtleistung von 500 Euro auf zwei Belege aufzuteilen, um unter die Grenze zu kommen, ist nicht zulässig und kann als Steuerhinterziehung gewertet werden.

⚠️ Achtung: Die Finanz prüft bei Betriebsprüfungen gezielt die formale Korrektheit von Kleinbetragsrechnungen. Fehlende Pflichtangaben führen in vielen Fällen dazu, dass der Vorsteuerabzug nachträglich aberkannt wird. Das betrifft besonders Branchen mit vielen Bargeschäften — Gastronomie, Handel und Dienstleistungen.

👉 Tipp: Prüfe, ob deine Registrierkasse alle sechs Pflichtangaben automatisch auf den Beleg druckt — insbesondere den Steuersatz in Prozent und das Lieferdatum. Viele Standardkonfigurationen lassen diese Felder weg, was bei einer Prüfung zum Problem wird.

Häufige Fragen

Was muss auf einer Kleinbetragsrechnung stehen?

Auf einer Kleinbetragsrechnung in Österreich sind sechs Angaben Pflicht: Name und Anschrift des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Menge und Bezeichnung der Leistung, Bruttobetrag, Steuersatz in Prozent und das Liefer- oder Leistungsdatum. Angaben zum Empfänger, eine UID-Nummer oder eine fortlaufende Rechnungsnummer sind nicht erforderlich.

Wie hoch darf eine Kleinbetragsrechnung in Österreich sein?

Die Grenze liegt bei 400 Euro brutto (inklusive Umsatzsteuer). Dieser Betrag gilt seit 2014 und ist auch 2026 unverändert. Sobald der Gesamtbetrag 400 Euro übersteigt, müssen alle Anforderungen einer vollständigen Rechnung nach § 11 UStG erfüllt sein.

Brauche ich eine Rechnungsnummer auf der Kleinbetragsrechnung?

Nein. Eine fortlaufende Rechnungsnummer gehört zu den Angaben, die bei der Kleinbetragsrechnung entfallen dürfen. Sie ist erst ab einem Rechnungsbetrag über 400 Euro brutto verpflichtend. Viele Kassensysteme vergeben trotzdem automatisch eine Belegnummer — das schadet nicht, ist aber keine Pflicht.

Was ist der Unterschied zwischen Kleinbetragsrechnung und normaler Rechnung?

Der Hauptunterschied liegt im Umfang der Pflichtangaben. Bei einer Kleinbetragsrechnung (bis 400 € brutto) entfallen Empfängerangaben, UID-Nummer, Rechnungsnummer und die getrennte Ausweisung von Netto und USt. Bei einer Vollrechnung sind diese Angaben zwingend erforderlich. Beide Rechnungsarten berechtigen zum Vorsteuerabzug.

Dürfen Kleinunternehmer Rechnungen über 400 Euro vereinfacht ausstellen?

Ja — allerdings handelt es sich dabei nicht um eine Kleinbetragsrechnung nach § 11 Abs. 6 UStG, sondern um eine steuerbefreite Rechnung nach der Kleinunternehmerregelung (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG). Der Empfänger hat in diesem Fall keinen Vorsteuerabzug, da keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Auf der Rechnung muss ein Hinweis auf die Steuerbefreiung stehen.