Inventur

Was ist eine Inventur?

Die Inventur ist die vollständige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden deines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag. Dabei werden sämtliche Bestände — von Waren über Rohstoffe bis hin zu Forderungen und Verbindlichkeiten — systematisch erfasst, gezählt, gemessen oder gewogen.

Der Zweck ist klar: Du ermittelst den tatsächlichen Ist-Zustand deines Betriebs. Dieses Ergebnis bildet die Grundlage für das Inventar und damit für deinen Jahresabschluss. Ohne Inventur gibt es keine verlässliche Bilanz — und ohne Bilanz keine korrekte Gewinnermittlung.

Für bilanzierende Unternehmen in Österreich ist die Inventur grundsätzlich gesetzlich vorgeschrieben. Aber auch Betriebe ohne strikte Bilanzierungspflicht profitieren davon: Wer seine Bestände kennt, kann besser einkaufen, Schwund erkennen und sein Geschäft fundierter steuern.

💡 Merke: Die Inventur ist nicht nur eine Pflichtübung für das Finanzamt — sie ist ein echtes Steuerungsinstrument für deinen Betrieb.

Unterschied zwischen Inventur, Inventar und Bilanz

Die drei Begriffe werden im Alltag häufig verwechselt, bezeichnen aber unterschiedliche Dinge.

Die Inventur ist der Vorgang — also das Zählen, Messen und Erfassen aller Bestände. Das Inventar ist das Ergebnis dieses Vorgangs: ein vollständiges Verzeichnis, das alle Vermögensgegenstände und Schulden nach Art, Menge und Wert auflistet. Die Bilanz wiederum ist die verdichtete Darstellung des Inventars in der Struktur Aktiva (Vermögen) und Passiva (Schulden und Eigenkapital).

In der Praxis heißt das: Du machst eine Inventur, erstellst daraus das Inventar und leitest daraus die Bilanz ab. Der Zusammenhang ist also: Inventur → Inventar → Bilanz.

Wer muss in Österreich eine Inventur durchführen?

Inventurpflichtig sind in Österreich grundsätzlich alle Unternehmen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind. Die Rechtsgrundlage dafür ist § 192 UGB (Unternehmensgesetzbuch), der die Pflicht zur Erstellung eines Inventars regelt. Betroffen sind insbesondere Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) sowie Einzelunternehmen und Personengesellschaften, die bestimmte Umsatzgrenzen überschreiten.

Wer als Einnahmen-Ausgaben-Rechner seinen Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG ermittelt, ist grundsätzlich nicht zur Inventur verpflichtet. Trotzdem kann eine freiwillige Bestandsaufnahme sinnvoll sein — etwa um Schwund zu erkennen, den Wareneinsatz genauer zu berechnen oder die eigene Lagerhaltung zu optimieren.

⚠️ Achtung: Die Grenze zwischen Bilanzierungspflicht und Einnahmen-Ausgaben-Rechnung hängt vom Umsatz ab. Wenn du unsicher bist, ob dein Betrieb bilanzierungspflichtig ist, sprich am besten mit deinem Steuerberater. Die Schwellenwerte können sich ändern, und die Einordnung hängt von der individuellen Situation ab.

Auch bei Neugründung, Übernahme oder Schließung eines Unternehmens ist laut UGB in der Regel eine Inventur durchzuführen — unabhängig von der laufenden Buchführungsform.

Wann muss die Inventur durchgeführt werden?

Die Inventur orientiert sich grundsätzlich am Bilanzstichtag — also in den meisten Fällen am 31. Dezember. An diesem Tag (oder innerhalb eines engen Zeitfensters davor oder danach) müssen alle Bestände erfasst werden.

In der Praxis bedeutet das: Die meisten Unternehmen führen ihre Inventur Ende Dezember oder Anfang Jänner durch. Dabei gibt es einen zeitnahen Spielraum von in der Regel bis zu zehn Tagen vor oder nach dem Stichtag. Veränderungen in diesem Zeitraum müssen dann wertmäßig zurück- oder fortgerechnet werden.

Darüber hinaus ist unter bestimmten Voraussetzungen eine verlegte Inventur zulässig — also eine Bestandsaufnahme, die bis zu drei Monate vor oder bis zu zwei Monate nach dem Bilanzstichtag stattfindet. In diesem Fall müssen die Bestände rechnerisch auf den Stichtag angepasst werden.

Unternehmen mit einer laufenden Bestandsführung können unter bestimmten Bedingungen auch eine permanente Inventur durchführen. Dabei werden die Bestände über das gesamte Geschäftsjahr hinweg fortlaufend erfasst — der klassische Stichtagsstress entfällt.

👉 Tipp: Auch wenn dein Geschäftsjahr am 31. Dezember endet, musst du nicht zwingend zwischen Weihnachten und Neujahr zählen. Prüfe, ob eine verlegte oder permanente Inventur für deinen Betrieb möglich ist.

Welche Inventurarten gibt es?

Je nach Unternehmensgröße, Branche und Organisation stehen dir verschiedene Inventurarten zur Verfügung. Sie unterscheiden sich vor allem im Zeitpunkt und in der organisatorischen Umsetzung der Bestandsaufnahme.

Stichtagsinventur

Die Stichtagsinventur ist die klassische Form: Alle Bestände werden an einem bestimmten Tag — in der Regel am Bilanzstichtag oder zeitnah davor bzw. danach — vollständig erfasst. Sie eignet sich besonders für kleinere Betriebe mit überschaubarem Warenbestand.

Der Vorteil: Du hast einen klar definierten Zeitpunkt und eine vollständige Aufnahme. Der Nachteil: Der Aufwand konzentriert sich auf einen sehr kurzen Zeitraum, und der laufende Betrieb muss in der Regel ruhen oder stark eingeschränkt werden.

Verlegte Inventur

Bei der verlegten Inventur findet die Bestandsaufnahme nicht direkt am Stichtag statt, sondern bis zu drei Monate davor oder zwei Monate danach. Das verschafft organisatorischen Spielraum — erfordert aber, dass alle Bestandsveränderungen zwischen Aufnahmetag und Stichtag wertmäßig fort- oder zurückgerechnet werden.

⚠️ Achtung: Die verlegte Inventur ist nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig. Die Bestandsfortschreibung muss lückenlos und nachvollziehbar sein.

Permanente Inventur

Bei der permanenten Inventur werden die Bestände laufend über das Geschäftsjahr hinweg erfasst und aktualisiert. Voraussetzung ist ein funktionierendes Lagerbuchführungssystem, das alle Zu- und Abgänge in Echtzeit dokumentiert. Mindestens einmal jährlich muss zusätzlich eine körperliche Kontrolle stattfinden.

Für Betriebe mit vielen Artikeln — etwa im Einzelhandel oder in der Gastronomie — kann die permanente Inventur den Aufwand deutlich reduzieren. Gleichzeitig verbessert sie die laufende Bestandskontrolle.

👉 Tipp: Die permanente Inventur lohnt sich vor allem dann, wenn du ohnehin ein digitales Kassensystem oder eine Warenwirtschaft nutzt, die Bestände automatisch mitführt.

Stichprobeninventur

Die Stichprobeninventur erfasst nur einen Teil der Bestände und rechnet das Ergebnis mithilfe mathematisch-statistischer Verfahren auf den Gesamtbestand hoch. Sie ist in der Praxis eher für größere Unternehmen mit sehr umfangreichen Lagerbeständen relevant.

Für kleine Betriebe kommt sie selten infrage, da die statistischen Anforderungen und der Nachweis der Zulässigkeit aufwendig sind.

Welche Inventurverfahren gibt es?

Neben der Frage, wann du inventierst, stellt sich die Frage wie — also mit welchem Verfahren du deine Bestände erfasst. Die Wahl hängt davon ab, welche Art von Vermögenswerten betroffen ist.

Körperliche Inventur: Die häufigste Form. Du erfasst alle physisch vorhandenen Gegenstände durch Zählen, Messen oder Wiegen. Das betrifft Waren, Rohstoffe, Verbrauchsmaterial, Anlagegüter und alles, was du anfassen kannst. In den meisten kleinen Betrieben — vom Friseursalon über das Café bis zum Einzelhandelsgeschäft — ist die körperliche Inventur das Standardverfahren.

Buchinventur: Nicht alle Vermögenswerte lassen sich zählen oder wiegen. Forderungen, Verbindlichkeiten, Bankguthaben und Darlehen werden anhand von Belegen, Kontoauszügen und Verträgen erfasst. Die Buchinventur ergänzt die körperliche Bestandsaufnahme und stellt sicher, dass auch nicht-physische Positionen im Inventar vollständig abgebildet sind.

Anlageninventur: Bei Anlagegütern wie Maschinen, Fahrzeugen, Möbeln oder technischen Geräten wird in der Regel ein Anlagenverzeichnis geführt. Dieses Verzeichnis enthält Anschaffungsdatum, Anschaffungskosten, Nutzungsdauer und die bisherigen Abschreibungen. Die Anlageninventur prüft, ob die im Verzeichnis geführten Gegenstände tatsächlich noch vorhanden und funktionsfähig sind.

In der Praxis kombinierst du in der Regel alle drei Verfahren: Du zählst deine Warenbestände, gleichst deine Konten ab und prüfst dein Anlagenverzeichnis.

Ablauf der Inventur: Schritt für Schritt

Eine gut organisierte Inventur spart Zeit, vermeidet Fehler und liefert belastbare Ergebnisse. Der Ablauf gliedert sich in drei Phasen: Vorbereitung, Durchführung und Kontrolle.

Vorbereitung

Der wichtigste Schritt kommt vor dem eigentlichen Zählen. Lege zunächst den Inventurtermin fest und bestimme, wer die Inventur leitet. In kleinen Betrieben bist du das oft selbst — bei größeren Teams empfiehlt sich eine klare Aufgabenverteilung.

Bereite Zähllisten oder digitale Erfassungstools vor und teile dein Geschäft in Zählbereiche ein: Verkaufsfläche, Lager, Kühlschränke, Werkstatt und so weiter. Stelle sicher, dass alle Bestände zugänglich und gekennzeichnet sind. Waren, die nicht mehr verkaufsfähig sind (beschädigt, abgelaufen), sollten vorab separiert werden.

Durchführung

Am Inventurtag erfasst du alle Bestände systematisch Bereich für Bereich. Jede Position wird nach Art, Menge und Zustand aufgenommen. Je nach Ware zählst, misst oder wiegst du die Bestände.

Wichtig: Während der Inventur sollten keine Warenbewegungen stattfinden — also kein Wareneingang und kein Verkauf im betroffenen Bereich. Falls sich das nicht vermeiden lässt, müssen die Bewegungen lückenlos dokumentiert und nachträglich berücksichtigt werden.

Arbeite am besten nach dem Vier-Augen-Prinzip: Eine Person zählt, eine zweite notiert. Das minimiert Fehler und schafft Nachvollziehbarkeit.

Kontrolle, Auswertung und Dokumentation

Nach der Zählung gleichst du die erfassten Ist-Bestände mit den Soll-Beständen aus deiner Buchhaltung oder Warenwirtschaft ab. Weichen die Werte ab, spricht man von Inventurdifferenzen. Häufige Ursachen sind Schwund, Diebstahl, Bruch, Verderb oder Erfassungsfehler.

Differenzen müssen dokumentiert und — soweit möglich — aufgeklärt werden. Die fertigen Inventurlisten, einschließlich aller Korrekturen, sind grundsätzlich sieben Jahre lang aufzubewahren. Eine nachvollziehbare Dokumentation ist nicht nur gesetzliche Pflicht, sondern schützt dich auch bei einer Betriebsprüfung.

Was muss inventiert und dokumentiert werden?

Erfasst werden grundsätzlich alle Vermögensgegenstände und Schulden deines Unternehmens. In der Praxis heißt das: alles, was einen Wert hat und zu deinem Betrieb gehört — oder was du anderen schuldig bist.

Für die meisten kleinen Betriebe umfasst die Inventur:

• Warenbestände (Handelsware, Rohstoffe, Verbrauchsmaterial)
• Anlagegüter (Maschinen, Einrichtung, Fahrzeuge, IT-Geräte)
• Kassenbestand (Bargeld in der Kasse)
• Forderungen (offene Rechnungen an Kunden)
• Verbindlichkeiten (offene Rechnungen von Lieferanten, Kredite)
• Bankguthaben (laut Kontoauszug am Stichtag)

Nicht in deine Inventur gehören fremde Gegenstände, die sich zwar in deinen Räumen befinden, aber nicht dir gehören — etwa Kommissionsware, Leihgeräte oder Eigentum von Kunden. Diese Positionen solltest du vor der Zählung klar kennzeichnen und separieren, damit sie nicht versehentlich erfasst werden.

Die Inventurliste selbst muss für jede Position folgende Angaben enthalten:

Viele kleine Betriebe arbeiten mit einer Inventarliste in Excel oder einer digitalen Vorlage, die bereits die wichtigsten Felder enthält. Ob du die Liste auf Papier, in einer Tabelle oder mit einer Inventur-App führst, ist dir überlassen — entscheidend ist, dass sie vollständig, nachvollziehbar und dauerhaft lesbar ist.

💡 Merke: Geringwertige Wirtschaftsgüter (z. B. Büromaterial, Kleinwerkzeug) müssen grundsätzlich ebenfalls erfasst werden, sofern sie am Stichtag noch vorhanden sind. In der Praxis werden sie oft zusammengefasst und als Sammelposten bewertet.

Wie werden Bestände bei der Inventur bewertet?

Die reine Zählung ist nur die halbe Arbeit. Damit die Inventur für den Jahresabschluss brauchbar ist, muss jeder Position ein Wert zugeordnet werden. Grundsätzlich gilt: Bewertet wird zum Anschaffungs- oder Herstellungspreis — also dem Preis, den du tatsächlich bezahlt hast.

Ist die Ware am Stichtag allerdings weniger wert als der Einkaufspreis — etwa weil sie beschädigt, veraltet oder schwer verkäuflich ist — muss eine Abwertung vorgenommen werden. Man spricht dann vom niedrigeren beizulegenden Wert.

Beispiel: Du hast 50 Flaschen Olivenöl zum Einkaufspreis von je 6,00 € auf Lager. 10 Flaschen sind kurz vor dem Ablaufdatum und realistisch nur noch für 2,00 € pro Stück verkäuflich. Diese 10 Flaschen bewertest du mit 2,00 € statt 6,00 €. Der Inventurwert für die Position beträgt damit: 40 × 6,00 € + 10 × 2,00 € = 260,00 € statt 300,00 €.

Bei Anlagegütern wird der Anschaffungspreis abzüglich der bisherigen Abschreibungen angesetzt. Der aktuelle Buchwert ergibt sich aus dem Anlagenverzeichnis.

⚠️ Achtung: Die Bewertung hat direkte Auswirkung auf deinen Gewinn und damit auf deine Steuerlast. Im Zweifel besprich die Bewertungsgrundsätze mit deinem Steuerberater — besonders bei verderblicher Ware, Saisonartikeln oder technischen Geräten mit schnellem Wertverlust.

Typische Fehler bei der Inventur und wie du sie vermeidest

Die meisten Inventurfehler entstehen nicht beim Zählen selbst, sondern durch mangelnde Vorbereitung und unklare Abläufe. Hier sind die häufigsten Stolperfallen:

• Keine klare Bereichseinteilung: Ohne definierte Zählbereiche werden Bestände doppelt gezählt oder ganz übersehen. Teile dein Geschäft in klar abgegrenzte Zonen ein.
• Warenbewegungen während der Inventur: Wenn während der Zählung verkauft, geliefert oder umgelagert wird, stimmen die Zahlen nicht. Stoppe den Warenfluss im betroffenen Bereich.
• Fehlende Kennzeichnung: Bereits gezählte Regale oder Bereiche müssen als „erledigt" markiert werden. Sonst drohen Doppelzählungen.
• Keine Schulung der Helfer: Auch erfahrene Mitarbeiter brauchen eine kurze Einweisung in den Ablauf, die Zähllisten und die Dokumentationspflichten.
• Differenzen nicht aufklären: Weichen Soll- und Ist-Bestand ab, muss die Ursache dokumentiert werden — auch wenn sie unangenehm ist. Nicht aufgeklärte Differenzen können bei einer Prüfung Probleme machen.
• Unvollständige Dokumentation: Fehlende Datumsangaben, unleserliche Listen oder nachträglich geänderte Werte ohne Vermerk sind typische Mängel, die sich leicht vermeiden lassen.

👉 Tipp: Erstelle dir vor jeder Inventur eine kurze Checkliste mit den wichtigsten Punkten — vom Termin über die Materialien bis zur Aufbewahrung der Unterlagen. Das spart Zeit und verhindert die häufigsten Fehler.

Inventur in der Praxis: Tipps für Gastro, Handel und Beauty

Die allgemeinen Regeln gelten für alle Branchen — aber die praktische Umsetzung sieht je nach Betrieb unterschiedlich aus. Hier findest du branchenspezifische Hinweise.

Gastronomie

In der Gastronomie sind verderbliche Waren die größte Herausforderung. Lebensmittel, Getränke und offene Gebinde müssen nicht nur gezählt, sondern auch auf Haltbarkeit geprüft werden. Angebrochene Flaschen und Teilmengen erfasst du am besten durch Schätzen mit Augenmaß oder Wiegen.

Ein digitales Kassensystem mit Warenwirtschaft kann die laufende Bestandsführung erheblich erleichtern — besonders bei Getränken, wo der Verbrauch gut messbar ist. So reduzierst du den Aufwand am Stichtag und erkennst Schwund schneller.

Einzelhandel

Im Einzelhandel liegt die Schwierigkeit in der großen Artikelanzahl. Trenne die Zählung klar nach Verkaufsfläche und Lager. Nutze Barcode-Scanner oder eine Inventur-App, um die Erfassung zu beschleunigen und Tippfehler zu vermeiden.

Plane die Inventur nach Möglichkeit außerhalb der Geschäftszeiten — das verhindert Warenbewegungen und erlaubt ungestörtes Arbeiten. Bei saisonaler Ware (z. B. Weihnachtsartikel) achte besonders auf die richtige Bewertung.

Friseur und Beauty

Im Friseursalon und im Kosmetikstudio sind die Bestände oft kleinteilig: Farben, Pflegeprodukte, Verbrauchsmaterial, Styling-Produkte. Erstelle dir eine nach Produktgruppen sortierte Liste und arbeite dich systematisch durch Lager und Arbeitsplätze.

Besonders wichtig ist hier die Trennung zwischen Verkaufsware und Eigenverbrauch. Produkte, die du für Behandlungen verwendest, gehören zum Warenbestand — Produkte im Regal zum Verkauf ebenfalls, aber mit dem jeweiligen Einkaufspreis.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Inventur und Inventar?

Die Inventur ist der Vorgang der Bestandsaufnahme — also das Zählen, Messen und Erfassen aller Vermögenswerte und Schulden. Das Inventar ist das Ergebnis dieses Vorgangs: ein vollständiges Verzeichnis, das jeden Posten nach Art, Menge und Wert auflistet. Kurz gesagt: Die Inventur ist die Arbeit, das Inventar ist das Dokument.

Wie oft muss eine Inventur durchgeführt werden?

Bilanzierende Unternehmen müssen grundsätzlich einmal pro Geschäftsjahr eine Inventur durchführen — in der Regel zum Bilanzstichtag. Zusätzlich ist eine Inventur bei Gründung, Übernahme oder Schließung eines Unternehmens erforderlich. Bei der permanenten Inventur verteilt sich die Bestandsaufnahme über das gesamte Jahr.

Was muss bei der Inventur nicht gezählt werden?

Grundsätzlich müssen alle Vermögensgegenstände und Schulden erfasst werden — eine pauschale Ausnahme bestimmter Kategorien gibt es nicht. Was jedoch nicht in deine Inventur gehört, sind Gegenstände, die dir nicht gehören: Kommissionsware, Leihgeräte, Kundenware und andere fremde Gegenstände in deinen Räumen werden nicht aufgenommen, sondern separiert. Bei geringwertigen Verbrauchsmaterialien (z. B. Putzmittel, Bürobedarf) ist es in der Praxis üblich, sie als Sammelposten zu erfassen, anstatt jeden einzelnen Artikel zu zählen.

Wann ist der richtige Zeitpunkt für die Inventur?

Der reguläre Zeitpunkt ist der Bilanzstichtag — bei den meisten Unternehmen der 31. Dezember. Zeitnah bedeutet in der Praxis bis zu zehn Tage davor oder danach. Bei einer verlegten Inventur ist die Erfassung bis zu drei Monate vor oder zwei Monate nach dem Stichtag möglich, sofern eine wertmäßige Fortschreibung erfolgt.

Kann ich die Inventur digital durchführen?

Ja. Es gibt verschiedene Apps und Softwarelösungen, die das Erfassen, Dokumentieren und Auswerten der Inventur erleichtern. Besonders in Gastronomie und Einzelhandel können digitale Tools den Aufwand deutlich reduzieren. Wichtig ist, dass die digitale Erfassung dieselben Anforderungen an Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit erfüllt wie eine Erfassung auf Papier.

Wer ist für die Inventur verantwortlich?

Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Durchführung der Inventur liegt grundsätzlich bei der Geschäftsführung bzw. beim Inhaber. In der Praxis wird die operative Leitung oft an eine Vertrauensperson delegiert — die Gesamtverantwortung bleibt aber bei der Unternehmensleitung.

Was ist eine permanente Inventur?

Bei der permanenten Inventur werden die Bestände laufend über das gesamte Geschäftsjahr erfasst und fortgeschrieben. Voraussetzung ist ein zuverlässiges Lagerbuchführungssystem, das alle Zu- und Abgänge dokumentiert. Mindestens einmal jährlich muss zusätzlich eine körperliche Kontrolle stattfinden. Der Vorteil: Der Aufwand verteilt sich gleichmäßig, und du hast jederzeit einen aktuellen Überblick über deine Bestände.